Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý và bằng chứng vật chất quan trọng nhất cho mọi giao dịch kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp. Việc hiểu rõ về danh mục và cách lập biểu mẫu chứng từ chuẩn là yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ kế toán viên nào. Bài viết này, VN Law Firm sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện, chuẩn theo quy định hiện hành, giúp bạn hệ thống hóa kiến thức một cách khoa học nhất.

1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là những tài liệu, văn bản giấy hoặc điện tử, dùng để phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Chúng là căn cứ để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và kiểm tra, giám sát các hoạt động của đơn vị.

Ví dụ: Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Giấy báo Nợ/Có của ngân hàng,…
Hình minh họa. Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán
2. Phân loại chứng từ kế toán theo quy định hiện hành

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa), chứng từ kế toán được phân loại thành 5 nhóm chính, tương ứng với các nghiệp vụ cơ bản trong doanh nghiệp:

STT	Loại chứng từ	Nhóm nghiệp vụ	Chức năng chính
1	Chứng từ Tiền tệ	Thu/Chi tiền mặt, Ngân hàng	Quản lý dòng tiền, tiền gửi.
2	Chứng từ Hàng tồn kho	Nhập/Xuất kho vật tư, hàng hóa	Quản lý số lượng, giá trị hàng hóa.
3	Chứng từ Tài sản cố định	Mua sắm, thanh lý, khấu hao TSCĐ	Quản lý tài sản dài hạn.
4	Chứng từ Tiền lương	Tính lương, thanh toán lương, bảo hiểm	Quản lý chi phí nhân công.
5	Chứng từ Bán hàng	Xác định doanh thu, công nợ	Ghi nhận hoạt động bán hàng.

3. Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc

Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, cụ thể như sau:

STT	Tên chứng từ	Số hiệu
	I. Lao động tiền lương
1	Bảng thanh toán tiền lương	01 – LĐTL
2	Bảng thanh toán tiền thưởng	02 – LĐTL
3	Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ	03 – LĐTL
4	Bảng thanh toán tiền thuê ngoài	04 – LĐTL
5	Hợp đồng giao khoán	05 – LĐTL
6	Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán	06 – LĐTL
7	Bảng kê trích nộp các khoản theo lương	07 – LĐTL
8	Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương	08 – LĐTL
	II. Hàng tồn kho
1	Phiếu nhập kho	01 – VT
2	Phiếu xuất kho	02 – VT
3	Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa	03 – VT
4	Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ	04 – VT
5	Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa	05 – VT
6	Bảng kê mua hàng	06 – VT
7	Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ	07 – VT
	III. Bán hàng
1	Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi	01 – BH
2	Thẻ quầy hàng	02 – BH
	IV. Tiền tệ
1	Phiếu thu	01 – TT
2	Phiếu chi	02 – TT
3	Giấy đề nghị tạm ứng	03 – TT
4	Giấy thanh toán tiền tạm ứng	04 – TT
5	Giấy đề nghị thanh toán	05 – TT
6	Biên lai thu tiền	06 – TT
7	Bảng kê vàng tiền tệ	07 – TT
8	Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND)	08a – TT
9	Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ)	08b – TT
10	Bảng kê chi tiền	09 – TT
	V. Tài sản cố định
1	Biên bản giao nhận TSCĐ	01 – TSCĐ
2	Biên bản thanh lý TSCĐ	02 – TSCĐ
3	Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa, bảo dưỡng hoặc nâng cấp, cải tạo hoàn thành	03 – TSCĐ
4	Biên bản đánh giá lại TSCĐ	04 – TSCĐ
5	Biên bản tổng hợp kiểm kê TSCĐ	05 – TSCĐ
6	Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ	06 – TSCĐ

4. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng đúng mẫu chứng từ theo Thông tư 99 không?

Không bắt buộc (trừ hóa đơn bán hàng). Theo Luật Kế toán, các doanh nghiệp được chủ động thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc thù quản lý của mình. Tuy nhiên, các mẫu chứng từ tự thiết kế phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản của một chứng từ hợp lệ.

Chứng từ kế toán điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ giấy không?

Chứng từ kế toán dưới dạng điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ giấy nếu đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin và được ký bằng chữ ký số theo quy định của pháp luật.

Nếu làm mất Phiếu chi/Phiếu thu gốc, kế toán phải làm gì?

Nếu chứng từ gốc bị mất, doanh nghiệp cần:
– Lập Biên bản về việc mất chứng từ (ghi rõ loại chứng từ, lý do mất).
– Lập Biên bản xác nhận sao y bản chính với bên liên quan (nếu có bản sao) hoặc với các hồ sơ gốc khác (như séc, sao kê ngân hàng) để chứng minh tính hợp lệ của nghiệp vụ.

Thời gian lưu trữ chứng từ được tính từ khi nào?

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm mà chứng từ đó được sử dụng để ghi sổ.

4.9/5 - (938 bình chọn)

Thẻ: chứng từ kế toán

Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán

Đăng ký tư vấn miễn phí

Liên quan Bài viết

Chứng từ kế toán là gì? Chứng từ kế toán gồm những gì?

Thành Lập Doanh Nghiệp