Khi ghi sổ kép trong kế toán, kế toán viên cần phải thực hiện công tác định khoản. Việc định khoản ghi sổ được xem như bước quan trọng nhất để giúp kế toán viên có thể lập được Báo cáo tài chính. Cùng LawFirm.Vn tìm hiểu qua bài viết sau nhé!
1. Ghi sổ kép là gì?
Khi kế toán viên ghi sổ kép, theo đó, kế toán có thể phản ánh những nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cộng thêm phản ánh những nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng với các mối quan hệ khác giữa những đối tượng kế toán có liên quan đến nhau. Được gọi là ghi sổ kép kế toán.
2. Định khoản kế toán và những mối quan hệ đối ứng
Khi doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nó có liên quan mật thiết đến hai đối tượng kế toán đó là tài sản hoặc là nguồn vốn. Sẽ được thể hiện rõ rệt qua 4 trường hợp như sau:
2.1. Trường hợp 1
Khi trong doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó đồng thời sẽ làm tăng lên giá trị của tài sản. Bên cạnh đó, nó cũng sẽ làm giảm đi phần giá trị của một loại tài sản khác thông qua một lương tương ứng nào đó.
Ví dụ: Khi bạn rút tiền ngân hàng 10.000.000 đồng. Nghiệp vụ này sẽ liên quan trực tiếp đến hai tài khoản. Bao gồm tiền gửi ngân hàng và tài khoản tiền mặt. Tiền gửi ngân hàng sẽ giảm 10 triệu đồng. Đồng thời tiền mặt sẽ tăng 10 triệu đồng.
2.2. Trường hợp 2
Khi doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Nó không chỉ là tăng nguồn vốn này. Bên cạnh đó, nó cũng sẽ giảm đi một nguồn vốn khác dựa trên một định lượng tương ứng nhất định.
Ví dụ: Vay tiền ngân hàng để trả nợ cho người bán với số tiền 10 triệu đồng. Tài khoản bao gồm tài khoản vay và tài khoản cho thuê tài chính, tài khoản trả cho người bán. Như vậy, tài khoản vay và nợ thuê tài chính tăng lên 10 triệu. Còn tài khoản trả cho người bán giảm đi 10 triệu.
2.3. Trường hợp 3
Khi doanh nghiệp có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nó sẽ làm tăng lên nguồn vốn. Đồng thời, nó sẽ làm giảm đi giá trị tài sản của một lượng tương ứng nào đó.
Ví dụ: Doanh nghiệp được Nhà nước cấp cho TSCĐ với trị giá 10 triệu đồng. Tài khoản bao gồm nguồn vốn kinh doanh và tài khoản TSCĐ. Như vậy, nguồn vốn kinh doanh sẽ tăng 10 triệu, TK TSCĐ tăng lên 10 triệu.
2.4. Trường hợp 4
Khi doanh nghiệp có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh và làm giảm nguồn vốn. Bên cạnh đó nó cũng sẽ làm giảm đi giá trị của một tài sản với định lượng nhất định.
Ví dụ: Nộp tiền vào ngân hàng để nộp ngân sách nhà nước với giá trị 10 triệu đồng. Bao gồm tài khoản tiền gửi ngân hàng và tài khoản thuế. Như vậy, tài khoản tiền gửi ngân hàng giảm đi 10 triệu, tài khoản thuế giảm đi 10 triệu.
3. Hướng dẫn định khoản ghi sổ kép
3.1. Khái niệm về định khoản kế toán
Khi kế toán viên xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phải ghi vào bên Nợ và bên Có của tài khoản kế toán nào, số tiền ghi vào là bao nhiêu. Như vậy được gọi là định khoản.
3.2. Nguyên tắc định khoản kế toán
Trong quá trình xác định tài khoản kế toán, TK ghi Nợ trước và TK ghi Có sau
Ở trong cùng một định khoản, tổng toàn số tiền được ghi vào bên Nợ và tổng số tiền được ghi vào bên Có phải đảm bảo bằng nhau.
Khi gặp phải một định khoản phức tạp, kế toán viên hoàn toàn có thể tách ra thành một định khoản đơn. Tuy nhiên, kế toán viên cần nhớ, không được gộp nhiều định khoản đơn thành một định khoản phức tạp.
+ Định khoản đơn: Một định khoản chỉ có sự liên quan đến hai tài khoản kế toán.
+ Định khoản phức tạp: Một định khoản và có liên quan đến ít nhất 3 tài khoản trở lên. Bao gồm các trường hợp như sau: Một tài khoản Nợ đối ứng với nhiều tài khoản Có; Một tài khoản ghi Có đối ứng với tài khoản ghi Có.
3.3. Quy trình định khoản ghi sổ kép
– Xác định các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Nó có sự lien quan đến tài khoản kế toán nào.
– Xác định số tiền cụ thể với đối tượng kế toán nào tăng và đối tượng kế toán nào giảm
– Xác định chính xác số tiền ghi Nợ và số tiền ghi Có. Xác định xem được ghi ở trong tài khoản nào.
– Kiểm tra toàn bộ số tiền đã được ghi vào bên Nợ và số tiền đã được ghi vào bên Có.
