Mẫu Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

4. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông gồm những nội dung gì?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

– Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

– Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;

– Chương trình và nội dung cuộc họp;

– Họ, tên chủ tọa và thư ký;

– Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;

– Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;

– Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;

– Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;

– Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.

Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản này. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.

Chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc người khác ký tên trong biên bản họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.

Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông là tài liệu cần phải có khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp như: thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty, thay đổi người đại diện theo pháp luật, thay đổi tên công ty, tăng vốn điều lệ, giảm vốn điều lệ,…