Hồ sơ, thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở công ty 2026

Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty là thủ tục doanh nghiệp phải thực hiện khi chuyển trụ sở chính sang địa chỉ mới. Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể phải hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế trước khi đăng ký thay đổi tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Năm 2026, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp được thực hiện theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và các quy định hiện hành về đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ cơ bản gồm Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và nghị quyết hoặc quyết định tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp.

Trong bài viết này, VN Law Firm hướng dẫn chi tiết hồ sơ, nơi nộp, thời hạn giải quyết và những việc doanh nghiệp cần lưu ý sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

1. Khi nào doanh nghiệp phải thay đổi địa chỉ trụ sở công ty?

Địa chỉ trụ sở chính là một trong những thông tin được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, khi doanh nghiệp chuyển trụ sở chính sang địa chỉ khác, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

1.1. Thay đổi địa chỉ trong cùng tỉnh, thành phố

Trường hợp doanh nghiệp chuyển trụ sở chính đến địa chỉ mới nhưng vẫn thuộc cùng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới.

1.2. Thay đổi địa chỉ sang tỉnh, thành phố khác

Trường hợp doanh nghiệp chuyển trụ sở chính sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác và việc thay đổi làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục liên quan với cơ quan thuế về việc chuyển địa điểm trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi đổi địa chỉ công ty khác tỉnh, bởi nếu chưa hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế trong trường hợp phải thực hiện, hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ có thể chưa được giải quyết theo quy định.

Xem thêm: Có được đặt địa chỉ trụ sở công ty tại nhà chung cư hay không?

2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty năm 2026

Theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới.

2.1. Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp sử dụng Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 12) ban hành kèm theo Thông tư 121/2026/TT-BTC;

Mẫu số 12 được ban hành trong hệ thống biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp và hiện được cập nhật theo các quy định mới về biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp.

2.2. Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, hồ sơ cần có nghị quyết hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền, cụ thể:

• Công ty TNHH một thành viên: Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
• Công ty hợp danh: Nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
• Công ty cổ phần: Nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

Đối với doanh nghiệp tư nhân, hồ sơ được thực hiện theo quy định tương ứng với loại hình doanh nghiệp này.

2.3. Hồ sơ ủy quyền trong trường hợp nhờ người khác nộp hồ sơ

Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, cần chuẩn bị giấy tờ ủy quyền theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên kiểm tra đầy đủ thông tin về người ký, người được ủy quyền và phạm vi ủy quyền để tránh việc hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

3. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty năm 2026

Quy trình thực hiện có thể khái quát thành các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra địa chỉ trụ sở mới

Doanh nghiệp cần xác định chính xác địa chỉ dự kiến chuyển đến, bao gồm số nhà, đường, xã/phường/đặc khu, tỉnh/thành phố và các thông tin địa chỉ có liên quan.

Đồng thời, doanh nghiệp nên kiểm tra trước xem địa chỉ mới có phù hợp để đăng ký làm trụ sở chính của doanh nghiệp hay không.

Bước 2: Xác định việc thay đổi có làm thay đổi cơ quan thuế quản lý hay không

Đây là bước đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp chuyển địa chỉ sang địa bàn khác.

Nếu việc chuyển trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý người nộp thuế, doanh nghiệp phải hoàn tất các thủ tục liên quan với cơ quan thuế về việc chuyển địa điểm trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở

Doanh nghiệp chuẩn bị Mẫu số 12 và nghị quyết hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền tương ứng với loại hình doanh nghiệp.

Bước 4: Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh

Doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới.

Việc nộp hồ sơ có thể được thực hiện theo phương thức được pháp luật về đăng ký doanh nghiệp quy định, trong đó có đăng ký qua mạng điện tử trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 5: Nhận kết quả

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp được thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Thời hạn giải quyết theo quy định là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

4. Nơi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới.

Như vậy, trường hợp doanh nghiệp chuyển trụ sở sang địa chỉ mới thuộc tỉnh, thành phố khác thì không tiếp tục nộp hồ sơ tại nơi đặt trụ sở cũ mà thực hiện đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới.

5. Thời hạn thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ chuyển văn phòng thực tế mà bỏ qua việc cập nhật địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc chậm thực hiện thủ tục có thể dẫn đến rủi ro pháp lý và phát sinh vấn đề khi giao dịch với cơ quan nhà nước, ngân hàng, đối tác hoặc thực hiện các thủ tục thuế.

6. Sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cần làm gì?

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới, doanh nghiệp nên rà soát và cập nhật đồng bộ thông tin tại các cơ quan, tổ chức có liên quan.

6.1. Cập nhật thông tin thuế

Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin đăng ký thuế sau khi thay đổi địa chỉ, đặc biệt trong trường hợp việc chuyển trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý.

6.2. Cập nhật hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần kiểm tra và cập nhật thông tin địa chỉ trên hệ thống hóa đơn điện tử, thông tin sử dụng hóa đơn và các nền tảng liên quan theo quy định.

6.3. Cập nhật thông tin với ngân hàng

Doanh nghiệp nên thông báo và cập nhật địa chỉ mới với ngân hàng, tổ chức tín dụng và các đơn vị cung cấp dịch vụ tài chính mà doanh nghiệp đang giao dịch.

6.4. Cập nhật thông tin trên hợp đồng, website và các tài liệu giao dịch

Doanh nghiệp nên rà soát địa chỉ trên hợp đồng, báo giá, chữ ký email, website, hồ sơ giao dịch, biển hiệu và các tài liệu có thông tin đăng ký doanh nghiệp để bảo đảm thống nhất.

6.5. Cập nhật thông tin tại các đơn vị liên quan

Tùy hoạt động thực tế, doanh nghiệp có thể phải cập nhật địa chỉ với cơ quan bảo hiểm xã hội, đối tác, khách hàng, đơn vị cung cấp dịch vụ và các cơ quan quản lý chuyên ngành.

7. Một số lưu ý khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

• Đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
• Kiểm tra kỹ địa chỉ mới trước khi ký hợp đồng thuê hoặc thực hiện thủ tục đăng ký.
• Nếu chuyển địa chỉ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, cần thực hiện thủ tục với cơ quan thuế trước khi đăng ký thay đổi tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Hồ sơ phải sử dụng đúng biểu mẫu và đúng thẩm quyền ký.
• Đối với công ty cổ phần, công ty TNHH và công ty hợp danh, cần chuẩn bị nghị quyết hoặc quyết định phù hợp với cơ cấu quản lý của từng loại hình.
• Sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp mới, cần rà soát việc cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử, ngân hàng, hợp đồng và các hệ thống thông tin khác.

8. Câu hỏi thường gặp về thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

9. Dịch vụ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp tại VN Law Firm

Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty không chỉ đơn thuần là cập nhật địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà trong một số trường hợp còn liên quan đến thủ tục thuế, hóa đơn điện tử và việc cập nhật thông tin tại các cơ quan, tổ chức liên quan.

VN Law Firm cung cấp dịch vụ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty theo hướng trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu kiểm tra thông tin đến hoàn tất thủ tục.

• Tư vấn quy định: Tư vấn điều kiện và quy trình thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
• Kiểm tra địa chỉ mới: Hỗ trợ rà soát thông tin địa chỉ dự kiến đăng ký.
• Kiểm tra thủ tục thuế: Xác định trường hợp có phải thực hiện thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế.
• Soạn thảo hồ sơ: Chuẩn bị Mẫu số 12 và nghị quyết, quyết định theo đúng loại hình doanh nghiệp.
• Nộp và theo dõi hồ sơ: Đại diện doanh nghiệp thực hiện thủ tục và theo dõi quá trình xử lý hồ sơ.
• Hỗ trợ sau thay đổi: Hướng dẫn doanh nghiệp cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử, ngân hàng, hợp đồng và các hệ thống liên quan.

VN Law Firm cam kết: Hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính nhanh chóng, đúng quy định và minh bạch về chi phí.