Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty 2026

Khi có sự thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.

Thay đổi người đại diện theo pháp luật là thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện khi bổ nhiệm, thay thế hoặc thay đổi thông tin liên quan đến người đại diện theo pháp luật. Hồ sơ, thẩm quyền quyết định và người ký hồ sơ có thể khác nhau tùy theo loại hình doanh nghiệp.

1. Người đại diện theo pháp luật của công ty là gì?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp; đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, tùy từng loại hình doanh nghiệp, công ty có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Số lượng, chức danh quản lý, quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện được quy định trong Điều lệ công ty.

Trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật nhưng Điều lệ không quy định rõ việc phân chia quyền và nghĩa vụ thì mỗi người đại diện theo pháp luật đều có thẩm quyền đại diện đầy đủ cho doanh nghiệp trước bên thứ ba và cùng chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định pháp luật.

2. Khi nào công ty phải thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật khi có sự thay đổi về người đại diện đã đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Thời hạn đăng ký thay đổi: doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.

3. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật năm 2026

Theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật được chuẩn bị tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, cụ thể như sau:

3.1. Công ty TNHH một thành viên

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH một thành viên gồm:

– Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật theo Mẫu số 13 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.

– Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

3.2. Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH hai thành viên trở lên gồm:

– Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật theo Mẫu số 13 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.

– Nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

3.3. Công ty cổ phần

Đối với công ty cổ phần, hồ sơ cần căn cứ vào việc thay đổi người đại diện theo pháp luật có làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty hay không.

Trường hợp thay đổi làm thay đổi nội dung Điều lệ:

– Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật theo Mẫu số 13 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.

– Nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Trường hợp thay đổi không làm thay đổi nội dung Điều lệ, ngoại trừ họ, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật:

– Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật theo Mẫu số 13 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.

– Nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng quản trị về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Các nội dung trên được xác định theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và quy định liên quan của Luật Doanh nghiệp 2020.

4. Ai là người ký hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật được xác định tùy theo loại hình doanh nghiệp và từng trường hợp cụ thể.

4.1. Công ty TNHH

Người ký giấy đề nghị là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty.

Nếu Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đồng thời là người đại diện theo pháp luật thì người ký giấy đề nghị là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty mới được bổ nhiệm hoặc được bầu.

4.2. Công ty cổ phần

Người ký giấy đề nghị là Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Nếu Chủ tịch Hội đồng quản trị đồng thời là người đại diện theo pháp luật thì người ký giấy đề nghị là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được bầu.

4.3. Trường hợp người có thẩm quyền ký vắng mặt hoặc không thể thực hiện quyền, nghĩa vụ

Trong trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể do người được ủy quyền ký theo quy định.

Đối với công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu, trong một số trường hợp chủ sở hữu bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, người được ủy quyền hoặc người đại diện theo quy định của Luật Doanh nghiệp có thể là người ký giấy đề nghị.

Nếu doanh nghiệp đồng thời đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật với các nội dung khác của đăng ký doanh nghiệp thì người có thẩm quyền ký hồ sơ được xác định theo các trường hợp nêu trên, trừ trường hợp đăng ký thay đổi chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên.

5. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty

Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp xác định loại hình doanh nghiệp, người đại diện mới và chuẩn bị hồ sơ tương ứng. Trong đó, cần đặc biệt lưu ý nghị quyết hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong công ty.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi

Doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền có thể thực hiện thủ tục theo một trong các phương thức:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh;
• Nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính;
• Nộp hồ sơ qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm tra kỹ thành phần hồ sơ, thông tin của người đại diện mới và sự thống nhất giữa hồ sơ đăng ký thay đổi với Điều lệ, nghị quyết hoặc quyết định của công ty trước khi nộp.

Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.

Bước 4: Nhận kết quả và thực hiện các công việc sau thay đổi

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp nhận kết quả đăng ký thay đổi và cần rà soát các thông tin liên quan đến người đại diện theo pháp luật tại ngân hàng, hợp đồng, chữ ký số, tài khoản giao dịch điện tử và các hồ sơ, tài liệu có liên quan của doanh nghiệp.

6. Thay đổi người đại diện theo pháp luật có phải thông báo với cơ quan thuế không?

Doanh nghiệp không cần thực hiện một thủ tục thông báo riêng với cơ quan thuế chỉ vì thay đổi người đại diện theo pháp luật. Theo nội dung tư vấn của VN Law Firm, dữ liệu đăng ký doanh nghiệp và dữ liệu thuế được đồng bộ; doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên rà soát và cập nhật thông tin người đại diện tại các đơn vị, tổ chức đang sử dụng thông tin này, đặc biệt là ngân hàng và đối tác có liên quan.

7. Thay đổi người đại diện theo pháp luật mất bao lâu?

Thời gian giải quyết thủ tục là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ hợp lệ.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung, vì vậy thời gian thực tế có thể kéo dài hơn tùy vào việc hoàn thiện hồ sơ.

8. Dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật tại VN Law Firm

VN Law Firm cung cấp dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật cho công ty, doanh nghiệp, hỗ trợ khách hàng từ khâu tư vấn, chuẩn bị hồ sơ đến khi hoàn tất thủ tục.

• Tư vấn điều kiện và quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Tư vấn thành phần hồ sơ cần chuẩn bị;
• Soạn thảo hồ sơ thay đổi;
• Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ;
• Hỗ trợ sửa đổi, bổ sung hồ sơ nếu có yêu cầu;
• Thực hiện thủ tục công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp;
• Bàn giao kết quả và hướng dẫn các công việc cần thực hiện sau khi thay đổi.

Nội dung dịch vụ trên được xây dựng từ thông tin dịch vụ có trong tài liệu bạn cung cấp.

9. Câu hỏi thường gặp về thay đổi người đại diện theo pháp luật