Hạch toán chi phí đóng BHXH cho người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương là một nghiệp vụ kế toán đặc thù khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn. Pháp luật hiện hành cho phép Chủ tịch HĐTV/HĐQT, Giám đốc, hoặc các chức danh quản lý khác (không hưởng lương) vẫn được đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc. Tuy nhiên, việc ghi nhận khoản chi phí này vào sổ sách kế toán như thế nào để vừa đúng luật, vừa tối ưu thuế lại là một thách thức. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết quy định pháp luật và hướng dẫn bạn cách hạch toán chi phí đóng BHXH cho người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương một cách chuẩn xác nhất, từ việc xác định tài khoản chi phí đến các bút toán ghi sổ cần thiết.
1. Quy định về đóng bảo hiểm xã hội cho người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, chủ doanh nghiệp hoặc giám đốc không hưởng lương thuộc đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bất kể có ký hợp đồng lao động hay không. Cụ thể, điểm n khoản 1 Điều 2 Luật BHXH 2024 quy định người quản lý doanh nghiệp, bao gồm giám đốc, tổng giám đốc, thành viên hội đồng quản trị, và các chức danh quản lý khác theo điều lệ công ty, phải đóng BHXH bắt buộc.
Quy định này áp dụng cho cả giám đốc công ty TNHH một thành viên (MTV), chủ doanh nghiệp tư nhân, và chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, nếu giám đốc đã đủ tuổi nghỉ hưu theo khoản 2 Điều 169 Bộ luật Lao động 2019 và không thuộc trường hợp thiếu tối đa 06 tháng đóng BHXH để hưởng lương hưu, thì không bắt buộc tham gia.
Mức đóng BHXH bắt buộc cho đối tượng này được quy định tại khoản 4 Điều 33 Luật BHXH 2024, bao gồm: 3% tiền lương làm căn cứ đóng vào quỹ ốm đau và thai sản, 22% vào quỹ hưu trí và tử tuất, tổng cộng 25% tiền lương làm căn cứ đóng. Tiền lương làm căn cứ đóng do người quản lý tự lựa chọn, nhưng thấp nhất bằng mức tham chiếu và cao nhất không vượt quá 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng. Mức tham chiếu do Chính phủ quy định, điều chỉnh dựa trên chỉ số giá tiêu dùng, tăng trưởng kinh tế, và khả năng ngân sách.
2. Ai chịu chi phí đóng BHXH: Cá nhân hay công ty?
Về việc ai chịu chi phí đóng BHXH, pháp luật không quy định rõ ràng rằng khoản đóng 25% này phải do cá nhân hay công ty chi trả. Tuy nhiên, thông lệ và thực tiễn cho thấy:
- Trường hợp công ty chi trả: Nếu giám đốc không hưởng lương, doanh nghiệp có thể quyết định chi trả toàn bộ hoặc một phần chi phí BHXH để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh rủi ro bị truy thu hoặc xử phạt. Điều này thường được áp dụng khi doanh nghiệp muốn tối ưu hóa chi phí quản lý và đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội cho giám đốc. Doanh nghiệp có thể xem đây là chi phí hoạt động để hỗ trợ người quản lý.
- Trường hợp cá nhân chi trả: Giám đốc có thể tự đóng BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc thông qua doanh nghiệp. Phương thức này phù hợp khi giám đốc muốn tự quản lý tài chính cá nhân hoặc doanh nghiệp có ngân sách hạn chế. Theo khoản 4 Điều 33 Luật BHXH 2024, người quản lý có thể đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH hoặc thông qua doanh nghiệp theo chu kỳ hàng tháng, 3 tháng, hoặc 6 tháng một lần.
Quyết định để công ty hay cá nhân chịu chi phí nên dựa trên thỏa thuận giữa doanh nghiệp và giám đốc, đồng thời cân nhắc khả năng tài chính của doanh nghiệp và lợi ích lâu dài của việc tham gia BHXH. Doanh nghiệp cần thảo luận rõ ràng với giám đốc và ghi nhận thỏa thuận này trong điều lệ công ty hoặc văn bản nội bộ để tránh tranh chấp sau này.
3. Hướng dẫn hạch toán chi phí BHXH cho người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương
Cách hạch toán chi phí BHXH phụ thuộc vào việc ai chịu chi phí (công ty hay cá nhân) và được thực hiện theo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể:
Trường hợp công ty chi trả:
Khi công ty chi trả BHXH cho giám đốc, chi phí này được ghi nhận là chi phí nhân sự hoặc chi phí quản lý chung. Hạch toán như sau:
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý chung) hoặc TK 641 (Chi phí bán hàng, nếu giám đốc tham gia hoạt động bán hàng): Số tiền BHXH công ty chi trả (17,5% hoặc toàn bộ 25%, tùy thỏa thuận).
- Nợ TK 138 (Phải thu khác): Số tiền BHXH giám đốc phải chịu (nếu có thỏa thuận giám đốc hoàn lại).
- Có TK 334 (Phải trả người lao động) hoặc TK 111/112 (Tiền mặt/ngân hàng): Tổng số tiền BHXH nộp cho cơ quan BHXH.
Ví dụ: Giám đốc chọn mức lương đóng BHXH là 5.000.000 đồng/tháng. Tổng BHXH phải nộp là 25% x 5.000.000 = 1.250.000 đồng. Nếu công ty chi trả toàn bộ:
- Nợ TK 642: 1.250.000 đồng
- Có TK 112: 1.250.000 đồng
Trường hợp người quản lý doanh nghiệp tự chi trả:
Nếu người quản lý doanh nghiệp tự nộp BHXH trực tiếp cho cơ quan BHXH, doanh nghiệp không cần hạch toán. Tuy nhiên, nếu giám đốc nộp thông qua doanh nghiệp, doanh nghiệp ghi nhận nghĩa vụ trung gian:
- Nợ TK 111/112 (Tiền mặt/ngân hàng): Số tiền giám đốc nộp cho doanh nghiệp.
- Có TK 338 (Phải trả khác): Số tiền BHXH sẽ nộp cho cơ quan BHXH.
- Khi nộp cho cơ quan BHXH: Nợ TK 338, Có TK 112.
Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ như tờ khai BHXH (mẫu TK1-TS), danh sách lao động tham gia BHXH (mẫu D02-TS), và biên lai nộp BHXH để đảm bảo minh bạch và tuân thủ kiểm tra từ cơ quan BHXH.
