Hồ sơ, thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh 2026

Chấm dứt hoạt động chi nhánh là thủ tục doanh nghiệp thực hiện khi không còn nhu cầu duy trì hoạt động của chi nhánh. Doanh nghiệp cần hoàn tất các nghĩa vụ về thuế, lao động, hợp đồng, con dấu (nếu thuộc trường hợp phải xử lý) và nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh theo quy định.

Vậy chấm dứt hoạt động chi nhánh năm 2026 cần hồ sơ gì, thực hiện ở đâu và mất bao lâu? VN Law Firm tổng hợp quy định, hồ sơ và quy trình thực hiện để doanh nghiệp dễ dàng chuẩn bị.

1. Khi nào được chấm dứt hoạt động chi nhánh?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung năm 2025), chi nhánh của doanh nghiệp có thể chấm dứt hoạt động trong các trường hợp chủ yếu sau:

• Doanh nghiệp tự quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh;
• Chi nhánh bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh theo quy định pháp luật.

Việc chấm dứt hoạt động chi nhánh không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được miễn các nghĩa vụ đã phát sinh tại chi nhánh. Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ về thuế, nợ, hợp đồng, người lao động và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định.

2. Hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh năm 2026

Theo quy định về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh về cơ bản gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh (Mẫu số 28 Phụ lục I) ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC);
• Quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh của doanh nghiệp;
• Biên bản họp về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh đối với trường hợp doanh nghiệp có cơ cấu quản trị phải thông qua quyết định bằng biên bản họp;
• Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người có thẩm quyền trực tiếp thực hiện;
• Các giấy tờ khác liên quan đến việc hoàn thành nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ của chi nhánh nếu cơ quan có thẩm quyền yêu cầu hoặc theo trường hợp cụ thể.

Lưu ý: Thành phần hồ sơ có thể khác nhau tùy tình trạng hoạt động của chi nhánh, nghĩa vụ thuế và các vấn đề liên quan đến lao động, hóa đơn, tài sản hoặc con dấu.

3. Thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh 2026

Doanh nghiệp nên thực hiện theo trình tự sau để hạn chế việc hồ sơ bị trả lại hoặc phải bổ sung nhiều lần:

1. Rà soát và xử lý các nghĩa vụ của chi nhánh;
2. Hoàn tất thủ tục về thuế, hóa đơn và các nghĩa vụ tài chính liên quan;
3. Xử lý hợp đồng, công nợ, tài sản và quyền lợi của người lao động tại chi nhánh;
4. Xử lý con dấu nếu chi nhánh thuộc trường hợp phải trả con dấu;
5. Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền;
6. Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và bổ sung, sửa đổi nếu có yêu cầu.

Bước 1. Rà soát và hoàn thành nghĩa vụ của chi nhánh

Trước khi đăng ký chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ nghĩa vụ của chi nhánh, bao gồm:

• Nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước;
• Hóa đơn và nghĩa vụ liên quan đến sử dụng hóa đơn;
• Các khoản nợ và công nợ với khách hàng, đối tác;
• Hợp đồng đang thực hiện;
• Tiền lương, bảo hiểm và quyền lợi hợp pháp của người lao động;
• Tài sản, hàng hóa và các nghĩa vụ tài chính khác của chi nhánh.

Doanh nghiệp cần xử lý đầy đủ các nghĩa vụ phát sinh trước khi hoàn tất việc chấm dứt hoạt động chi nhánh.

Bước 2. Hoàn thành nghĩa vụ về thuế

Chi nhánh cần thực hiện các thủ tục cần thiết với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để hoàn thành nghĩa vụ thuế và xử lý tình trạng mã số thuế theo quy định.

Đối với chi nhánh có hoạt động xuất nhập khẩu hoặc phát sinh nghĩa vụ với cơ quan hải quan, doanh nghiệp cần rà soát và hoàn thành các nghĩa vụ liên quan trước khi chấm dứt hoạt động.

Chi nhánh chưa hoạt động hoặc chưa phát sinh doanh thu cũng không nên mặc nhiên bỏ qua bước này. Doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng đăng ký thuế, hóa đơn và các nghĩa vụ kê khai của chi nhánh trước khi nộp hồ sơ.

Bước 3. Xử lý con dấu của chi nhánh

Trường hợp chi nhánh sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp theo chế độ quản lý con dấu trước đây, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục xử lý, trả con dấu theo quy định áp dụng đối với con dấu đó.

Đối với con dấu do doanh nghiệp tự quản lý, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định và tình trạng con dấu cụ thể để thực hiện phù hợp.

Bước 4. Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh theo quy định và nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi chi nhánh đặt trụ sở.

Hồ sơ cơ bản gồm:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh;
• Quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh;
• Biên bản họp theo loại hình doanh nghiệp và trường hợp áp dụng;
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục, nếu có.

Hồ sơ được cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra. Nếu hồ sơ hợp lệ và các điều kiện chấm dứt hoạt động được đáp ứng, cơ quan có thẩm quyền sẽ cập nhật tình trạng chấm dứt hoạt động của chi nhánh theo quy định.

4. Chấm dứt hoạt động chi nhánh cần lưu ý gì?

4.1. Chi nhánh chấm dứt hoạt động nhưng doanh nghiệp vẫn hoạt động

Chấm dứt hoạt động chi nhánh không phải là giải thể doanh nghiệp. Doanh nghiệp chủ quản vẫn tiếp tục tồn tại và hoạt động bình thường nếu không thực hiện thủ tục giải thể hoặc chấm dứt hoạt động của chính doanh nghiệp.

4.2. Phải xử lý nghĩa vụ thuế và công nợ

Doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm đối với các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của chi nhánh. Vì vậy, trước khi đóng chi nhánh cần kiểm tra kỹ tình trạng thuế, công nợ, hợp đồng và tài sản.

4.3. Phải giải quyết quyền lợi người lao động

Nếu chi nhánh có người lao động, doanh nghiệp cần thực hiện việc chấm dứt, điều chuyển hoặc tiếp tục sử dụng lao động và thanh toán đầy đủ các quyền lợi hợp pháp theo quy định pháp luật lao động.

4.4. Chi nhánh có hoạt động xuất nhập khẩu cần kiểm tra nghĩa vụ hải quan

Đối với chi nhánh có phát sinh hoạt động xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần rà soát tình trạng nghĩa vụ với cơ quan hải quan và hoàn thành các thủ tục liên quan trước khi hoàn tất việc chấm dứt hoạt động.

5. Chấm dứt hoạt động chi nhánh mất bao lâu?

Thời gian thực hiện phụ thuộc vào tình trạng thuế, hóa đơn, công nợ, lao động và hồ sơ của từng chi nhánh.

Trường hợp chi nhánh không phát sinh vấn đề về thuế, công nợ hoặc nghĩa vụ khác, doanh nghiệp có thể hoàn tất thủ tục nhanh hơn so với trường hợp chi nhánh đang có nghĩa vụ chưa xử lý.

Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào thời gian xử lý hồ sơ đăng ký kinh doanh để tính toàn bộ thời gian đóng chi nhánh. Thời gian thực tế còn phụ thuộc vào quá trình hoàn thành nghĩa vụ thuế và các thủ tục liên quan.

6. Câu hỏi thường gặp về chấm dứt hoạt động chi nhánh

7. Dịch vụ chấm dứt hoạt động chi nhánh tại VN Law Firm

VN Law Firm cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.

• Tư vấn điều kiện và quy trình chấm dứt hoạt động chi nhánh;
• Rà soát tình trạng thuế và các nghĩa vụ cần xử lý;
• Tư vấn hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị;
• Soạn thảo hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh;
• Đại diện theo ủy quyền thực hiện thủ tục;
• Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ;
• Hỗ trợ sửa đổi, bổ sung hồ sơ nếu có yêu cầu;
• Tư vấn các công việc cần thực hiện sau khi chi nhánh chấm dứt hoạt động.

Doanh nghiệp có nhu cầu chấm dứt hoạt động chi nhánh năm 2026 có thể liên hệ VN Law Firm để được tư vấn hồ sơ và quy trình phù hợp với tình trạng thực tế của chi nhánh.