Thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp 2026

Thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp năm 2026 được thực hiện khi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp có thay đổi theo quy định pháp luật về đăng ký doanh nghiệp. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết hồ sơ, biểu mẫu, thời hạn và cách thức thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp theo quy định mới nhất năm 2026.

1. Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp là gì?

Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp là một hoặc nhiều cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng trên thực tế đối với doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, không bao gồm cá nhân đại diện cho vốn nhà nước trong doanh nghiệp.

Theo Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP), chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp được xác định dựa trên quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát thực tế đối với doanh nghiệp.

Cụ thể, cá nhân có thể được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Sở hữu từ 25% trở lên: Cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp.
• Có quyền kiểm soát thực tế: Cá nhân có quyền chi phối việc bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm các chức danh quản lý chủ chốt; sửa đổi điều lệ; thay đổi cơ cấu tổ chức; quyết định chính sách tài chính, đầu tư, hoạt động; tổ chức lại hoặc giải thể doanh nghiệp theo quy định.
• Người quản lý có quyền hạn lớn nhất: Trường hợp không có cá nhân đáp ứng các tiêu chí về sở hữu hoặc quyền kiểm soát, doanh nghiệp xác định một cá nhân là người quản lý doanh nghiệp có quyền hạn lớn nhất để hành động thay mặt cho doanh nghiệp, trừ trường hợp cá nhân đại diện vốn nhà nước.

Do đó, chủ sở hữu hưởng lợi không nhất thiết phải là người đứng tên trực tiếp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc xác định phải dựa trên cơ cấu sở hữu và quyền kiểm soát cuối cùng trên thực tế.

2. Khi nào phải thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi?

Doanh nghiệp phải thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi khi có sự thay đổi thông tin thuộc nội dung đăng ký doanh nghiệp liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định pháp luật.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Quy định này cần được phân biệt với việc Nghị định 296/2026/NĐ-CP thay đổi tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi: doanh nghiệp đang hoạt động không mặc nhiên phải thực hiện việc rà soát, kê khai lại chỉ vì Nghị định 296/2026/NĐ-CP có hiệu lực.

Trường hợp doanh nghiệp thực tế có thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi thì cần chuẩn bị hồ sơ và thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh theo quy định.

3. Hồ sơ thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp 2026

Theo quy định về đăng ký doanh nghiệp hiện hành, hồ sơ thông báo thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp gồm các giấy tờ chính sau:

3.1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp chuẩn bị Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp – Mẫu số 12 theo Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 121/2026/TT-BTC.

Thông tư 121/2026/TT-BTC sửa đổi, bổ sung các biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp và được áp dụng từ ngày 21/8/2026.

3.2. Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

Doanh nghiệp lập Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp – Mẫu số 10 theo Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 121/2026/TT-BTC.

Mẫu số 10 Thông tư 121/2026/TT-BTC là biểu mẫu mới áp dụng từ ngày 21/8/2026, thay thế Mẫu số 10 trước đây. Nội dung biểu mẫu có các thông tin về cá nhân, tỷ lệ sở hữu trực tiếp/gián tiếp, tư cách chủ sở hữu hưởng lợi, người quản lý doanh nghiệp và thông tin về quyền kiểm soát doanh nghiệp.

3.3. Có phải nộp giấy tờ cá nhân của chủ sở hữu hưởng lợi không?

Doanh nghiệp cần kê khai thông tin của chủ sở hữu hưởng lợi theo đúng nội dung của Mẫu số 10. Trường hợp kê khai số định danh cá nhân theo biểu mẫu thì thực hiện theo hướng dẫn tương ứng của mẫu và quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin về họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số định danh/giấy tờ pháp lý, tỷ lệ sở hữu và căn cứ xác định quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát trước khi nộp hồ sơ.

4. Thủ tục thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

4.1. Bước 1: Xác định thông tin thay đổi

Doanh nghiệp rà soát cơ cấu sở hữu, tỷ lệ vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết và quyền kiểm soát thực tế để xác định chủ sở hữu hưởng lợi theo Điều 17 và Điều 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP.

4.2. Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp – Mẫu số 12;
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp – Mẫu số 10;
• Các giấy tờ, tài liệu liên quan khác trong trường hợp pháp luật hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu.

4.3. Bước 3: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Việc đăng ký doanh nghiệp có thể được thực hiện theo các phương thức được pháp luật quy định, trong đó có đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

4.4. Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn theo quy định.

Đối với các trường hợp thuộc quy định tại Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thời hạn cập nhật được quy định là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

4.5. Bước 5: Nhận kết quả

Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có thể cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

5. Thời hạn thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Thời hạn thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp là 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Doanh nghiệp nên chủ động thực hiện thủ tục trong thời hạn này để bảo đảm tuân thủ quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý, việc Nghị định 296/2026/NĐ-CP thay đổi tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi từ ngày 23/7/2026 không đồng nghĩa với việc mọi doanh nghiệp đang hoạt động đều phải lập hồ sơ cập nhật lại trong vòng 10 ngày kể từ ngày Nghị định có hiệu lực. Bộ Tài chính đã có thông tin giải đáp về vấn đề này.

6. Một số lưu ý khi thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

• Doanh nghiệp cần xác định đúng chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng, không chỉ dựa vào người đứng tên trực tiếp trong cơ cấu sở hữu.
• Cần rà soát cả trường hợp sở hữu trực tiếp và sở hữu gián tiếp thông qua tổ chức hoặc thỏa thuận pháp lý khác.
• Trường hợp có nhóm cá nhân có quan hệ gia đình hoặc cùng có quan hệ hợp đồng đáp ứng điều kiện theo quy định, doanh nghiệp cần xem xét đầy đủ các cá nhân liên quan khi xác định chủ sở hữu hưởng lợi.
• Nếu không có cá nhân đáp ứng tiêu chí về sở hữu hoặc quyền kiểm soát, cần xác định người quản lý doanh nghiệp có quyền hạn lớn nhất theo quy định.
• Sử dụng đúng biểu mẫu hiện hành, đặc biệt từ ngày 21/8/2026 cần lưu ý Mẫu số 10 theo Thông tư 121/2026/TT-BTC.
• Thông tin kê khai phải thống nhất với cơ cấu sở hữu, hồ sơ doanh nghiệp và các tài liệu liên quan.

7. Dịch vụ thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi tại VN Law Firm

Dịch vụ thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp tại VN Law Firm hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra thông tin, chuẩn bị biểu mẫu và thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định pháp luật hiện hành.

VN Law Firm có thể hỗ trợ:

• Tư vấn quy định về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp;
• Rà soát cơ cấu sở hữu và thông tin cần thay đổi;
• Tư vấn cách xác định chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định năm 2026;
• Soạn thảo Mẫu số 10 và Mẫu số 12 theo biểu mẫu hiện hành;
• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và hỗ trợ bổ sung, sửa đổi hồ sơ nếu cần;
• Nhận và bàn giao kết quả cho khách hàng;
• Tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan sau khi thông tin doanh nghiệp được cập nhật.

8. Câu hỏi thường gặp về thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi