Đăng ký thay đổi tên công ty 2026: Hồ sơ, thủ tục và lưu ý

Thay đổi tên công ty là thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện khi muốn thay đổi tên đã đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Để việc đổi tên không ảnh hưởng đến quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần lựa chọn tên mới đúng quy định, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết hồ sơ, thủ tục đăng ký thay đổi tên công ty năm 2026, thời gian giải quyết và những công việc doanh nghiệp cần thực hiện sau khi được chấp thuận đổi tên.

1. Khi nào doanh nghiệp cần đăng ký thay đổi tên công ty?

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi tên khi có nhu cầu sử dụng một tên doanh nghiệp mới thay cho tên đã được đăng ký.

Việc thay đổi tên công ty không đồng nghĩa với việc thành lập một doanh nghiệp mới. Doanh nghiệp tiếp tục kế thừa các quyền và nghĩa vụ pháp lý đã phát sinh trước thời điểm đổi tên.

Trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp nên thống nhất tên mới và tra cứu khả năng đăng ký của tên dự kiến để hạn chế trường hợp tên bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký.

Xem thêm: Cách đặt tên công ty đúng quy định Luật Doanh nghiệp

2. Điều kiện và quy định đặt tên công ty mới

Tên công ty mới phải đáp ứng các quy định về đặt tên doanh nghiệp. Về cơ bản, doanh nghiệp cần lưu ý:

– Về cấu trúc: tên doanh nghiệp gồm loại hình doanh nghiệp và tên riêng.

– Không trùng hoặc gây nhầm lẫn: tên dự kiến không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc.

– Không sử dụng tên bị hạn chế: không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang hoặc những từ ngữ vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa.

– Tra cứu tên trước khi nộp hồ sơ: doanh nghiệp nên kiểm tra tên dự kiến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Việc tra cứu trước giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro phải thay đổi tên dự kiến do tên không đáp ứng điều kiện đăng ký.

3. Hồ sơ đăng ký thay đổi tên công ty năm 2026

Hồ sơ đăng ký thay đổi tên công ty được thực hiện theo Điều 41 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thành phần hồ sơ phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp.

3.1. Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp chuẩn bị Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 12) ban hành kèm theo Thông tư 121/2026/TT-BTC do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.

3.2. Nghị quyết, quyết định về việc thay đổi tên công ty

Tùy từng loại hình doanh nghiệp, hồ sơ cần có nghị quyết hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc đổi tên công ty:

• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên.
• Công ty hợp danh: nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên.
• Công ty cổ phần: nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
• Công ty TNHH một thành viên: nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty.

Đối với những trường hợp theo quy định phải có biên bản họp, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ biên bản họp kèm theo hồ sơ.

3.3. Tóm tắt thành phần hồ sơ

4. Thủ tục đăng ký thay đổi tên công ty

Quy trình thay đổi tên công ty có thể thực hiện theo 4 bước chính: lựa chọn tên mới, chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ và nhận kết quả.

Bước 1: Tra cứu và thống nhất tên công ty mới

Doanh nghiệp lựa chọn tên dự kiến và kiểm tra khả năng đăng ký trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp. Đối với công ty có nhiều thành viên hoặc cổ đông, doanh nghiệp cần thực hiện việc thống nhất tên mới theo thẩm quyền.

Bước 2: Soạn thảo và ký hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo loại hình doanh nghiệp, kiểm tra thông tin và ký hồ sơ trước khi nộp.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi tên công ty

Doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh theo quy định.

Bước 4: Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ thông báo bằng văn bản về nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

5. Thay đổi tên công ty mất bao lâu?

Theo nội dung hướng dẫn trong tài liệu, thời gian giải quyết hồ sơ thay đổi tên công ty là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Thời gian thực tế để hoàn tất toàn bộ việc đổi tên có thể dài hơn nếu doanh nghiệp phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ hoặc còn các thủ tục liên quan cần cập nhật sau khi được cấp đăng ký thay đổi.

6. Những việc cần làm sau khi thay đổi tên công ty

Sau khi được chấp thuận thay đổi tên, doanh nghiệp không nên chỉ cập nhật tên trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà cần rà soát toàn bộ hồ sơ, giấy tờ và hệ thống đang sử dụng.

6.1. Cập nhật thông tin thuế và hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần kiểm tra và cập nhật thông tin tên công ty trên hệ thống hóa đơn điện tử và với đơn vị cung cấp hóa đơn khi cần thiết.

6.2. Cập nhật thông tin tại ngân hàng

Thông báo việc thay đổi tên cho ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản thanh toán để cập nhật thông tin doanh nghiệp.

6.3. Cập nhật thông tin bảo hiểm

Doanh nghiệp cần rà soát thông tin tên doanh nghiệp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.

6.4. Rà soát giấy phép con và tài sản đăng ký

Nếu doanh nghiệp đang sở hữu tài sản hoặc đang hoạt động theo giấy phép, chứng nhận có ghi tên doanh nghiệp, cần kiểm tra yêu cầu điều chỉnh thông tin theo tên mới.

Những tài sản, giấy tờ có thể cần rà soát gồm xe, bất động sản, bằng sáng chế, giấy phép con và các giấy tờ đăng ký khác.

6.5. Cập nhật hợp đồng và thông tin với đối tác

Doanh nghiệp nên thông báo cho đối tác, khách hàng và các bên liên quan về việc thay đổi tên, đồng thời rà soát các hợp đồng đang có hiệu lực để cập nhật thông tin khi cần thiết.

6.6. Cập nhật nhận diện doanh nghiệp

• Biển hiệu tại trụ sở;
• Website;
• Danh thiếp;
• Catalogue;
• Email chữ ký;
• Tài liệu giao dịch và tài liệu giới thiệu doanh nghiệp.

7. Những lưu ý quan trọng khi đổi tên công ty

7.1. Đổi tên không làm thay đổi mã số thuế

Việc thay đổi tên công ty không làm thay đổi mã số thuế của doanh nghiệp.

7.2. Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp vẫn được duy trì

Đổi tên công ty không làm mất hoặc chấm dứt các quyền, nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp đối với bên thứ ba. Các hợp đồng đã ký trước thời điểm thay đổi tên vẫn cần được tiếp tục thực hiện theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

7.3. Không nên sử dụng tên mới trước khi hoàn tất thủ tục

Doanh nghiệp nên hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi trước khi đồng bộ tên mới trên các giấy tờ, hệ thống và kênh giao dịch chính thức.

7.4. Kiểm tra cả thông tin của chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

Doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh cần rà soát và thực hiện thủ tục thay đổi thông tin liên quan theo quy định sau khi công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới.

8. Dịch vụ thay đổi tên công ty tại VN Law Firm

VN Law Firm cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty, từ khâu tư vấn tên dự kiến đến hoàn tất hồ sơ và hướng dẫn các công việc sau khi đổi tên.

Dịch vụ bao gồm:

• Tư vấn điều kiện và quy định về tên doanh nghiệp;
• Tư vấn quy trình, thủ tục thay đổi tên công ty;
• Tư vấn và kiểm tra tài liệu cần chuẩn bị;
• Soạn thảo hồ sơ đăng ký thay đổi;
• Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ;
• Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ;
• Hỗ trợ sửa đổi, bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu;
• Thực hiện thủ tục công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp;
• Bàn giao kết quả;
• Hướng dẫn các công việc cần thực hiện sau khi đổi tên công ty.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ có thể liên hệ VN Law Firm để được tư vấn về hồ sơ và quy trình thực hiện.

9. Câu hỏi thường gặp về thay đổi tên công ty