Hồ sơ, thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện 2026

Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là thủ tục doanh nghiệp thực hiện khi không còn nhu cầu duy trì hoạt động của văn phòng đại diện. Hồ sơ gồm Thông báo chấm dứt hoạt động, quyết định chấm dứt hoạt động, biên bản họp trong trường hợp pháp luật yêu cầu và văn bản ủy quyền nếu người thực hiện thủ tục không phải người đại diện theo pháp luật.

Doanh nghiệp cần đồng thời hoàn thành các thủ tục liên quan đến thuế, con dấu (nếu thuộc trường hợp phải hoàn trả) và đăng ký doanh nghiệp trước hoặc trong quá trình chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

1. Khi nào phải chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện?

Theo khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung năm 2025), văn phòng đại diện của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp tự quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Như vậy, trường hợp doanh nghiệp không còn nhu cầu duy trì văn phòng đại diện thì có thể chủ động thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định pháp luật.

Lưu ý: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

2. Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện năm 2026

Để chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế, con dấu và cơ quan đăng ký kinh doanh.

2.1. Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện

Trước khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động tại cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để hoàn thành nghĩa vụ thuế và chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện theo quy định.

Hồ sơ có thể bao gồm:

• Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo mẫu quy định của cơ quan thuế;
• Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên;
• Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần.

Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể phải bổ sung:

• Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan có thẩm quyền;
• Giấy ủy quyền nếu người thực hiện thủ tục không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
• Các tài liệu khác theo yêu cầu của cơ quan thuế trong quá trình xử lý hồ sơ.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp văn phòng đại diện. Có thể tra cứu thông tin người nộp thuế và cơ quan thuế quản lý trên hệ thống tra cứu của cơ quan thuế.

2.2. Có phải trả lại con dấu của văn phòng đại diện không?

Việc hoàn trả con dấu phụ thuộc vào nguồn gốc và thời điểm cấp con dấu của văn phòng đại diện.

Đối với văn phòng đại diện sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, doanh nghiệp thực hiện thủ tục hoàn trả con dấu cho cơ quan đã cấp theo quy định áp dụng đối với trường hợp tương ứng.

Hồ sơ hoàn trả con dấu có thể gồm:

• Công văn đề nghị hoàn trả con dấu;
• Con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu bản gốc;
• Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp;
• Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục, nếu có.

Lưu ý: Trường hợp văn phòng đại diện sử dụng con dấu do doanh nghiệp tự quản lý, tự khắc theo quy định hiện hành thì không thực hiện thủ tục trả con dấu cho cơ quan công an. Doanh nghiệp cần xác định đúng nguồn gốc con dấu trước khi thực hiện thủ tục.

3. Thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện năm 2026

Bước 1: Hoàn thành nghĩa vụ thuế và chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục với cơ quan thuế quản lý trực tiếp văn phòng đại diện, kê khai và hoàn thành các nghĩa vụ thuế còn tồn tại (nếu có), đồng thời thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo quy định.

Doanh nghiệp nên kiểm tra trước các vấn đề về tờ khai thuế, nghĩa vụ thuế, hóa đơn, chứng từ và các khoản phải nộp của văn phòng đại diện để hạn chế việc hồ sơ bị kéo dài.

Bước 2: Hoàn trả con dấu nếu thuộc trường hợp phải hoàn trả

Nếu văn phòng đại diện sử dụng con dấu thuộc trường hợp phải hoàn trả cho cơ quan công an, doanh nghiệp thực hiện thủ tục hoàn trả theo quy định.

Đối với con dấu không thuộc trường hợp phải nộp lại cho cơ quan công an, doanh nghiệp thực hiện quản lý và xử lý con dấu theo quy định hiện hành.

Bước 3: Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Theo khoản 2 Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện gồm các tài liệu theo quy định, trong đó có:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện theo Mẫu số 28 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC;
• Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp;
• Biên bản họp về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đối với doanh nghiệp thuộc trường hợp phải có biên bản họp;
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục nếu người nộp hồ sơ không trực tiếp là người đại diện theo pháp luật.

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi văn phòng đại diện đặt địa chỉ.

Thời hạn giải quyết thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện:

Theo quy định hiện hành, sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và xử lý theo quy định. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tên văn phòng đại diện, mã số đơn vị phụ thuộc, địa chỉ, thông tin doanh nghiệp chủ quản và quyết định chấm dứt hoạt động trước khi nộp hồ sơ.

4. Quy trình chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tóm tắt

1. Kiểm tra nghĩa vụ của văn phòng đại diện về thuế, hóa đơn, tài sản và các nghĩa vụ liên quan.
2. Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ thuế và chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo quy định.
3. Xử lý con dấu nếu văn phòng đại diện thuộc trường hợp phải hoàn trả con dấu.
4. Chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hoạt động theo quy định.
5. Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
6. Theo dõi và xử lý hồ sơ nếu cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
7. Hoàn tất việc chấm dứt hoạt động và lưu giữ hồ sơ pháp lý liên quan.

5. Một số lưu ý khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

• Doanh nghiệp cần kiểm tra và hoàn thành các nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện trước khi hoàn tất thủ tục.
• Kiểm tra tình trạng mã số thuế, hóa đơn và nghĩa vụ tài chính của văn phòng đại diện.
• Xác định văn phòng đại diện có thuộc trường hợp phải hoàn trả con dấu hay không.
• Quyết định chấm dứt hoạt động phải được ban hành đúng thẩm quyền của doanh nghiệp.
• Thông tin trên Thông báo chấm dứt hoạt động phải thống nhất với thông tin đăng ký của văn phòng đại diện.
• Nếu ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục, cần chuẩn bị văn bản ủy quyền phù hợp.
• Sau khi chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu sau này.

6. Dịch vụ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại VN Law Firm

VN Law Firm cung cấp dịch vụ tư vấn và thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình chuẩn bị, nộp và xử lý hồ sơ.

Dịch vụ có thể bao gồm:

• Tư vấn điều kiện và quy trình chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
• Tư vấn các thủ tục liên quan đến thuế và nghĩa vụ tài chính;
• Kiểm tra thông tin và tài liệu của văn phòng đại diện;
• Soạn thảo thông báo, quyết định, biên bản họp và các tài liệu cần thiết;
• Đại diện theo ủy quyền nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
• Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và hỗ trợ sửa đổi, bổ sung khi cần thiết;
• Hỗ trợ thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế và con dấu theo từng trường hợp;
• Hướng dẫn doanh nghiệp hoàn tất các công việc cần thực hiện sau khi văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động.

7. Câu hỏi thường gặp về chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện