Pháp luật Việt Nam quy định về việc giải quyết thủ tục làm con dấu có biểu tượng, chữ nước ngoài, tên viết tắt và thủ tục cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu. Sau đây, VN Law Firm sẽ cụ thể các quy định đó thông qua Nghị định 99/2016/NĐ-CP và Thông tư 21/2012/TT-BCA.
1. Các quy định chung về con dấu có biểu tượng, chữ nước ngoài, tên viết tắt và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.
Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, con dấu có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt có hình ảnh tượng trưng của cơ quan, tổ chức đó được pháp luật công nhận hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Khoản 12 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu là văn bản của cơ quan đăng ký mẫu con dấu chứng nhận cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đã đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP còn quy định các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có biểu tượng. Cụ thể:
– Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban thường vụ Quốc hội (trừ các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy được quy định tại Nghị định này), Văn phòng Quốc hội, Kiểm toán nhà nước, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh.
– Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của bộ, ngành trung ương tại địa phương.
– Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Tòa án quân sự trung ương, Tòa án quân sự quân khu và tương đương, Tòa án quân sự khu vực.
– Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện kiểm sát quân sự quân khu và tương đương, Viện kiểm sát quân sự khu vực.
– Cơ quan điều tra của Công an nhân dân, cơ quan điều tra trong Quân đội nhân dân, cơ quan điều tra của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
– Cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Công an; cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Quốc phòng; trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ Công an; trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ Quốc phòng; trại giam thuộc quân khu; trại tạm giam cấp quân khu; trại tạm giam thuộc Công an cấp tỉnh; cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh; cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện; cơ quan thi hành án hình sự quân khu và tương đương.
– Ban chỉ huy quân sự bộ, ngành trung ương; tổ chức chỉ huy quân sự cơ sở.
– Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh
– Cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện.
– Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ được cơ quan có thẩm quyền thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động.
– Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
– Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo các luật: Công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán, hợp tác xã.
– Tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật.
– Ủy ban bầu cử ở cấp tỉnh, Ủy ban bầu cử ở cấp huyện, Ủy ban bầu cử ở cấp xã; Ban bầu cử đại biểu Quốc hội, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp huyện, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp xã; Tổ bầu cử.
– Tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động và được phép sử dụng con dấu nếu các tổ chức này đáp ứng đủ điều kiện được sử dụng con dấu được quy định trong Nghị định 99/2016/NĐ-CP.
Lưu ý: đối với cơ quan, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam, Điều 9, Điều 10 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định như sau:
– Trường hợp con dấu của cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài:
Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của các tổ chức quốc tế tại Việt Nam, bộ phận lãnh sự, bộ phận tùy viên quân sự và bộ phận khác trực thuộc cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam có con dấu riêng thì trước khi sử dụng con dấu, các cơ quan này có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với Bộ Ngoại giao Việt Nam.
– Trường hợp con dấu của tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao:
– Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao được mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng, mẫu con dấu mang vào không được sử dụng các hình ảnh, biểu tượng, tên của Nhà nước Việt Nam và cơ quan, tổ chức Việt Nam hoặc vi phạm truyền thống lịch sử văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam. Trước khi sử dụng con dấu phải thực hiện đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu và hồ sơ đăng ký mẫu con dấu theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Trường hợp tổ chức nước ngoài không mang con dấu vào Việt Nam mà đề nghị làm con dấu tại Việt Nam thì thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu và hồ sơ đăng ký mẫu con dấu theo quy định theo quy định của pháp luật Việt Nam.
2. Thủ tục đăng ký mẫu dấu
Theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức khi có nhu cầu đăng ký mẫu dấu có thể nộp đơn đăng ký thông qua các hình thức sau:
– Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Đối với Đại sứ quán, Phòng Lãnh sự thuộc Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán, Lãnh sự quán, Tổng Lãnh sự danh dự, Lãnh sự danh dự, Phái đoàn thường trực, Phái đoàn, Phái đoàn quan sát viên thường trực và cơ quan đại diện khác thực hiện chức năng đại diện của Nhà nước Việt Nam tại tổ chức quốc tế liên Chính phủ hoặc tại vùng lãnh thổ nước ngoài; tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương cấp giấy phép hoạt động thì nộp hồ sơ tại Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an. Cơ quan này cũng là cơ quan có trách nhiệm cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với đối với cơ quan, tổ chức có yêu cầu.(điểm l, điểm m khoản 1 Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP)
Đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương cấp giấy phép hoạt động thì nộp hồ sơ tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Cơ quan này cũng là cơ quan có trách nhiệm cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với cơ quan tổ chức có yêu cầu. (điểm n khoản 2 Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP)
– Nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật)
Lưu ý:
– Tổ chức nước ngoài mang con dấu vào Việt Nam sử dụng, khi nộp hồ sơ phải nộp con dấu đã mang vào cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu để kiểm tra, đăng ký theo quy định (khoản 6 Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP)
– Theo quy định tại khoản 4 Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu theo quy định của pháp luật.
– Đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, trong hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới phải có Giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam (khoản 10 Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP)
3. Thời hạn giải quyết đăng ký mẫu con dấu và thời hạn sử dụng con dấu
– Thời hạn giải quyết đăng ký mẫu con dấu:
Theo quy định tại khoản 7 Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký mẫu con dấu mới và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan, cá nhân, tổ chức có yêu cầu.
– Thời hạn sử dụng con dấu:
Điều 14 Thông tư 21/2012/TT-BCA quy định về thời hạn sử dụng con dấu như sau:
– Con dấu của các cơ quan, tổ chức sử dụng trong thời hạn 05 năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng được ghi trên Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp. Hết thời hạn trên, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
– Trong thời hạn 05 năm, con dấu của các cơ quan, tổ chức bị mòn, méo, biến dạng, hỏng, mất hoặc có thay đổi tên, trụ sở, mô hình tổ chức thì cơ quan, tổ chức có văn bản đề nghị cơ quan Công an có thẩm quyền làm thủ tục đổi, cấp lại con dấu.
