Hồ sơ, thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh 2026 gồm những gì? Doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh và thực hiện thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết thành phần hồ sơ, cách thức nộp, thời hạn giải quyết và những lưu ý quan trọng khi thay đổi người đứng đầu chi nhánh theo quy định hiện hành.
1. Người đứng đầu chi nhánh là ai?
Người đứng đầu chi nhánh là cá nhân được doanh nghiệp bổ nhiệm để quản lý, điều hành hoạt động của chi nhánh theo quy định pháp luật, điều lệ doanh nghiệp và phạm vi thẩm quyền được giao.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền.
Người đứng đầu chi nhánh thường được gọi là Giám đốc chi nhánh hoặc Trưởng chi nhánh. Chức danh cụ thể có thể được doanh nghiệp quy định phù hợp với cơ cấu tổ chức và hoạt động thực tế.
Lưu ý: Người đứng đầu chi nhánh không mặc nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty. Người này thực hiện quyền và nghĩa vụ trong phạm vi được doanh nghiệp phân công hoặc ủy quyền. Doanh nghiệp cần xác định rõ thẩm quyền ký kết, quản lý tài sản, nhân sự và thực hiện giao dịch của người đứng đầu chi nhánh.
2. Khi nào doanh nghiệp cần thay đổi người đứng đầu chi nhánh?
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin người đứng đầu chi nhánh khi có sự thay đổi về cá nhân đang được đăng ký trong nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh.
Một số trường hợp thường gặp gồm:
- Doanh nghiệp bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh mới thay thế người đang đảm nhiệm chức vụ.
- Người đứng đầu chi nhánh cũ nghỉ việc, từ chức hoặc không tiếp tục đảm nhiệm vị trí.
- Doanh nghiệp thay đổi nhân sự quản lý chi nhánh theo yêu cầu tổ chức và hoạt động kinh doanh.
- Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin người đứng đầu chi nhánh theo quyết định bổ nhiệm hoặc thay đổi nhân sự thực tế.
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin người đứng đầu chi nhánh đang được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh và cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp để xác định nội dung cần cập nhật.
3. Hồ sơ thay đổi người đứng đầu chi nhánh 2026
Theo quy định tại Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thay đổi người đứng đầu chi nhánh như sau:
3.1. Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh
Đây là tài liệu chính trong hồ sơ đăng ký thay đổi người đứng đầu chi nhánh. Doanh nghiệp sử dụng Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh (Mẫu số 19) theo biểu mẫu áp dụng tại thời điểm thực hiện thủ tục.
Khi kê khai, doanh nghiệp cần kiểm tra và điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của biểu mẫu, trong đó có nội dung thay đổi liên quan đến người đứng đầu chi nhánh.
Một số thông tin cần rà soát:
- Tên chi nhánh và mã số chi nhánh.
- Thông tin doanh nghiệp chủ quản.
- Nội dung đăng ký thay đổi.
- Thông tin người đứng đầu chi nhánh mới theo yêu cầu của biểu mẫu.
- Thông tin liên hệ và chữ ký của người có thẩm quyền.
Doanh nghiệp cần sử dụng đúng mẫu biểu và phiên bản đang có hiệu lực, tránh sử dụng mẫu cũ hoặc kê khai không thống nhất với giấy tờ đăng ký doanh nghiệp.
3.2. Văn bản ủy quyền nộp hồ sơ (nếu có)
Trường hợp người thực hiện thủ tục không trực tiếp là người có thẩm quyền ký và nộp hồ sơ theo quy định, doanh nghiệp chuẩn bị văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ và nhận kết quả.
Văn bản ủy quyền nên thể hiện rõ:
- Thông tin doanh nghiệp ủy quyền.
- Thông tin người được ủy quyền.
- Nội dung công việc được ủy quyền.
- Phạm vi và thời hạn ủy quyền, nếu có.
- Chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định.
Doanh nghiệp cần rà soát yêu cầu về giấy tờ xác minh và thành phần hồ sơ theo phương thức nộp thực tế.
3.3. Giấy tờ liên quan đến người đứng đầu mới
Tùy theo biểu mẫu, yêu cầu kê khai và trường hợp cụ thể, doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin nhận dạng của người đứng đầu chi nhánh mới để bảo đảm việc kê khai chính xác.
Trước khi nộp hồ sơ, cần kiểm tra tính thống nhất giữa thông tin trên giấy tờ cá nhân, biểu mẫu đăng ký và thông tin được doanh nghiệp lưu giữ.
3.4. Quyết định bổ nhiệm hoặc thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Doanh nghiệp nên chuẩn bị quyết định bổ nhiệm, quyết định thay đổi nhân sự hoặc tài liệu nội bộ có liên quan để làm căn cứ quản trị và chứng minh việc thay đổi người đứng đầu chi nhánh.
Tuy nhiên, cần phân biệt giữa tài liệu quản trị nội bộ và thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi bắt buộc theo quy định. Doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh và quy định pháp luật hiện hành trước khi nộp.
4. Cách thức thực hiện thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức thực hiện theo các hình thức đăng ký doanh nghiệp được pháp luật cho phép, bao gồm:
4.1. Nộp hồ sơ trực tiếp
Doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền chuẩn bị hồ sơ và nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh theo thẩm quyền.
Người nộp hồ sơ cần kiểm tra địa chỉ tiếp nhận, quy trình làm việc và yêu cầu về giấy tờ trước khi đến nộp.
4.2. Nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính
Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục qua dịch vụ bưu chính theo phương thức được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận.
Cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng thành phần và thông tin liên hệ để thuận tiện trong quá trình xử lý, bổ sung hoặc nhận kết quả.
4.3. Đăng ký qua mạng thông tin điện tử
Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Quy trình thực hiện trực tuyến thường bao gồm các bước:
- Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Đăng nhập tài khoản và lựa chọn thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh.
- Kê khai thông tin theo biểu mẫu điện tử.
- Đính kèm hồ sơ và tài liệu theo yêu cầu.
- Kiểm tra thông tin trước khi gửi hồ sơ.
- Theo dõi tình trạng xử lý và thực hiện bổ sung, sửa đổi nếu được yêu cầu.
- Nhận kết quả theo phương thức đã đăng ký.
Lưu ý: Thành phần giấy tờ điện tử, phương thức xác thực và cách nhận kết quả có thể phụ thuộc vào quy định, hướng dẫn của hệ thống tại thời điểm thực hiện.
5. Thời hạn giải quyết hồ sơ thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Theo khoản 5 Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh hoặc giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh nếu doanh nghiệp có nhu cầu.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung và nêu rõ lý do.
Lưu ý về thời hạn: Thời hạn 03 ngày làm việc được tính theo quy định áp dụng đối với hồ sơ được tiếp nhận. Thời gian thực tế có thể kéo dài nếu hồ sơ cần bổ sung, sửa đổi hoặc phát sinh vấn đề cần xử lý.
6. Lệ phí và chi phí khi thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Chi phí thực hiện thủ tục có thể bao gồm lệ phí đăng ký, phí công bố hoặc các khoản chi phí dịch vụ nếu doanh nghiệp thuê đơn vị hỗ trợ.
Mức thu cụ thể cần được kiểm tra theo quy định về phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp đang có hiệu lực và phương thức thực hiện thủ tục.
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ pháp lý, chi phí có thể phụ thuộc vào phạm vi công việc, địa điểm chi nhánh, số lượng nội dung cần thay đổi và yêu cầu xử lý hồ sơ.
Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá rõ ràng trước khi sử dụng dịch vụ, trong đó xác định phạm vi công việc, các khoản phí đã bao gồm và các chi phí phát sinh nếu có.
7. Những lưu ý sau khi thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi, doanh nghiệp nên rà soát các thông tin và công việc nội bộ liên quan để bảo đảm hoạt động của chi nhánh được liên tục.
7.1. Cập nhật thông tin trong hồ sơ quản lý nội bộ
Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin người đứng đầu mới trong các hồ sơ, quyết định bổ nhiệm, quy trình phân quyền và tài liệu quản lý chi nhánh.
7.2. Kiểm tra tài khoản ngân hàng và giao dịch
Nếu người đứng đầu chi nhánh được phân quyền thực hiện giao dịch ngân hàng hoặc ký hồ sơ giao dịch, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu cập nhật thông tin tại ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc đối tác có liên quan.
7.3. Rà soát chữ ký và giấy ủy quyền
Doanh nghiệp nên kiểm tra các giấy ủy quyền, phân công công việc và thẩm quyền ký kết của người đứng đầu mới để tránh sử dụng thông tin hoặc giấy tờ đã hết hiệu lực.
7.4. Kiểm tra nghĩa vụ thuế và các thủ tục liên quan
Việc thay đổi người đứng đầu chi nhánh có thể liên quan đến hồ sơ quản lý thuế, giao dịch với cơ quan nhà nước, ngân hàng hoặc đối tác. Doanh nghiệp cần rà soát nghĩa vụ thực tế phát sinh và thực hiện cập nhật nếu pháp luật hoặc cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
8. Dịch vụ thay đổi người đứng đầu chi nhánh tại VN Law Firm
VN Law Firm cung cấp dịch vụ hỗ trợ thay đổi người đứng đầu chi nhánh cho doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin hoạt động chi nhánh.
Dịch vụ có thể bao gồm:
- Tư vấn quy trình và điều kiện thực hiện thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh.
- Kiểm tra thông tin và tài liệu doanh nghiệp cung cấp.
- Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi.
- Soạn thảo biểu mẫu và tài liệu trong phạm vi dịch vụ đã thống nhất.
- Đại diện hoặc được ủy quyền nộp hồ sơ theo thỏa thuận và quy định pháp luật.
- Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và hỗ trợ phản hồi yêu cầu bổ sung, sửa đổi nếu phát sinh.
- Hướng dẫn doanh nghiệp các công việc cần rà soát sau khi hoàn tất thủ tục.
Quy trình hỗ trợ tại VN Law Firm:
- Tiếp nhận thông tin và nhu cầu thay đổi người đứng đầu chi nhánh.
- Kiểm tra nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh và tài liệu liên quan.
- Tư vấn hồ sơ, phương thức nộp và các vấn đề cần lưu ý.
- Soạn thảo hồ sơ theo thông tin khách hàng cung cấp.
- Thực hiện nộp hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý theo phạm vi ủy quyền.
- Bàn giao kết quả và hướng dẫn các bước cần thực hiện tiếp theo.
Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn có thể liên hệ VN Law Firm để được trao đổi về hồ sơ, quy trình và chi phí dịch vụ phù hợp với trường hợp thực tế.
9. Câu hỏi thường gặp về thay đổi người đứng đầu chi nhánh 2026
Thay đổi người đứng đầu chi nhánh có phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh không?
Có. Trường hợp thay đổi thông tin thuộc nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định tại Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Thời hạn nộp hồ sơ thay đổi người đứng đầu chi nhánh là bao lâu?
Theo khoản 1 Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Thời gian giải quyết hồ sơ là bao lâu?
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ theo khoản 5 Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Có thể nộp hồ sơ thay đổi người đứng đầu chi nhánh online không?
Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục qua mạng thông tin điện tử theo phương thức đăng ký doanh nghiệp được pháp luật và hệ thống đăng ký doanh nghiệp cho phép.
Người đứng đầu chi nhánh có phải là người đại diện theo pháp luật của công ty không?
Không mặc nhiên. Người đứng đầu chi nhánh là người quản lý, điều hành chi nhánh theo thẩm quyền được giao. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được xác định theo Luật Doanh nghiệp và thông tin đăng ký của doanh nghiệp.
