Hồ sơ, thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện 2026

Hồ sơ, thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện 2026 được thực hiện như thế nào? Doanh nghiệp cần chuẩn bị Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện và thực hiện thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Tìm hiểu quy định về hồ sơ, thời hạn đăng ký, cách thức thực hiện và những lưu ý quan trọng khi thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện theo quy định pháp luật hiện hành.

1. Thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện là gì?

Thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện là thủ tục doanh nghiệp thực hiện khi có sự thay đổi cá nhân đảm nhiệm chức danh người đứng đầu văn phòng đại diện đã được đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Người đứng đầu văn phòng đại diện có trách nhiệm tổ chức, quản lý hoạt động của văn phòng đại diện theo sự phân công, ủy quyền của doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp về hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định pháp luật.

Việc thay đổi người đứng đầu có thể phát sinh trong một số trường hợp như:

• Người đứng đầu hiện tại xin thôi giữ chức vụ hoặc được doanh nghiệp thay thế.
• Doanh nghiệp bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện mới.
• Người đứng đầu không còn đáp ứng điều kiện hoặc không tiếp tục đảm nhiệm công việc theo quyết định của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo quyết định tổ chức, quản lý nội bộ.

Khi có thay đổi, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn theo quy định pháp luật.

2. Căn cứ pháp lý về thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện năm 2026

Thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện của doanh nghiệp được thực hiện theo quy định về đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.

Căn cứ Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, đặc biệt Điều 56, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định sau:

• Doanh nghiệp thực hiện đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
• Hồ sơ đăng ký thay đổi bao gồm Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
• Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

Doanh nghiệp nên đối chiếu nội dung thay đổi thực tế với quy định hiện hành để xác định chính xác loại hồ sơ và thông tin cần kê khai.

3. Hồ sơ thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện 2026

Theo Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện được quy định theo nội dung thay đổi. Đối với trường hợp thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi theo mẫu quy định.

3.1. Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Doanh nghiệp chuẩn bị: Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, theo Mẫu số 19 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.

Trong giấy đề nghị, doanh nghiệp kê khai các thông tin cần thay đổi của văn phòng đại diện, bao gồm thông tin người đứng đầu mới theo biểu mẫu áp dụng.

Doanh nghiệp cần bảo đảm thông tin kê khai chính xác, thống nhất với giấy tờ và thông tin cá nhân được sử dụng trong hồ sơ.

3.2. Văn bản ủy quyền nộp hồ sơ (nếu có)

Trường hợp người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, doanh nghiệp chuẩn bị văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ và nhận kết quả.

Văn bản ủy quyền cần thể hiện phạm vi công việc được ủy quyền và thông tin của bên ủy quyền, bên được ủy quyền theo quy định áp dụng.

Lưu ý: Cần phân biệt văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi với quyết định nội bộ của doanh nghiệp về việc bổ nhiệm hoặc thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện. Doanh nghiệp nên lưu giữ các tài liệu nội bộ liên quan để phục vụ quản lý và chứng minh căn cứ thay đổi khi cần thiết.

3.3. Có cần quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện không?

Doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu hồ sơ thực tế và quy định áp dụng tại thời điểm nộp. Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ đăng ký thay đổi bao gồm Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Đối với tài liệu nội bộ như quyết định bổ nhiệm, doanh nghiệp cần phân biệt giữa giấy tờ được quy định bắt buộc trong bộ hồ sơ đăng ký và tài liệu được lập để phục vụ quản trị nội bộ. Không nên mặc nhiên coi quyết định bổ nhiệm là thành phần bắt buộc phải nộp nếu quy định hoặc cơ quan tiếp nhận không yêu cầu.

4. Thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện 2026

Thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện được thực hiện theo trình tự đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

4.1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi

Doanh nghiệp xác định nội dung cần thay đổi, chuẩn bị Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện và các tài liệu liên quan theo quy định.

Thông tin người đứng đầu mới cần được kiểm tra trước khi kê khai, đặc biệt là họ tên, thông tin nhận dạng và các nội dung được yêu cầu trên biểu mẫu.

4.2. Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi

Doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Theo quy định, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương thức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật, bao gồm:

• Đăng ký trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Đăng ký qua dịch vụ bưu chính.
• Đăng ký qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức nộp hồ sơ phù hợp với quy trình tiếp nhận hồ sơ đang được áp dụng.

4.3. Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ.

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động nếu doanh nghiệp có nhu cầu, theo quy định.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung và nêu rõ lý do.

4.4. Bước 4: Nhận kết quả đăng ký thay đổi

Doanh nghiệp nhận kết quả theo phương thức đã đăng ký và kiểm tra thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện sau khi được cập nhật.

Trường hợp có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, doanh nghiệp cần thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan đăng ký kinh doanh để hoàn thiện hồ sơ.

5. Thời hạn đăng ký thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện

Theo khoản 1 Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi có thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp thực hiện đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Thời hạn giải quyết hồ sơ được quy định tại khoản 5 Điều 56:

03 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nhận hồ sơ.

Thời hạn 03 ngày làm việc là thời gian cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ theo quy định. Thời gian xử lý thực tế có thể phụ thuộc vào việc hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ và phương thức nộp hồ sơ.

6. Lưu ý khi thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện năm 2026

6.1. Kiểm tra thông tin người đứng đầu mới

Doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác thông tin người đứng đầu mới trước khi kê khai trong hồ sơ. Việc kê khai sai thông tin có thể dẫn đến yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc phát sinh vấn đề trong quá trình cập nhật dữ liệu đăng ký.

6.2. Thực hiện đăng ký thay đổi đúng thời hạn

Doanh nghiệp cần chú ý thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi theo quy định tại Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Việc chuẩn bị hồ sơ sớm giúp doanh nghiệp chủ động trong việc cập nhật thông tin và hạn chế phát sinh chậm trễ trong quá trình thực hiện thủ tục.

6.3. Phân biệt người đứng đầu văn phòng đại diện và người đại diện theo pháp luật

Người đứng đầu văn phòng đại diện là người đảm nhiệm chức danh quản lý văn phòng đại diện. Người đại diện theo pháp luật là chức danh của doanh nghiệp theo quy định pháp luật về doanh nghiệp.

Hai chức danh này có vai trò và phạm vi trách nhiệm khác nhau. Khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần xác định đúng nội dung thay đổi để lựa chọn hồ sơ và quy trình tương ứng.

6.4. Kiểm tra các thủ tục liên quan sau khi thay đổi

Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp nên rà soát thông tin người đứng đầu tại các hồ sơ, tài liệu và hoạt động quản lý có liên quan đến văn phòng đại diện.

Tùy tình hình thực tế, doanh nghiệp có thể cần cập nhật thông tin với các bên liên quan, hệ thống quản lý nội bộ hoặc hồ sơ giao dịch của văn phòng đại diện.

7. Dịch vụ thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện tại VN Law Firm

VN Law Firm cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện cho doanh nghiệp có nhu cầu cập nhật thông tin đăng ký hoạt động.

Với dịch vụ của VN Law Firm, khách hàng có thể được hỗ trợ các công việc sau:

• Tư vấn quy định pháp luật và quy trình thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Tư vấn thông tin, tài liệu cần chuẩn bị cho hồ sơ đăng ký thay đổi.
• Hỗ trợ soạn thảo Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
• Hỗ trợ chuẩn bị văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục nếu cần.
• Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ theo phạm vi ủy quyền.
• Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và hỗ trợ sửa đổi, bổ sung theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Hỗ trợ nhận và bàn giao kết quả đăng ký thay đổi.
• Hướng dẫn khách hàng rà soát những công việc cần thực hiện sau khi thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện.

VN Law Firm hướng đến việc hỗ trợ khách hàng thực hiện thủ tục pháp lý rõ ràng, đúng quy trình và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

8. Câu hỏi thường gặp về thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện 2026