Sổ đăng ký cổ đông là giấy tờ pháp lý quan trọng xác nhận quyền sở hữu cổ phần của các cổ đông trong công ty cổ phần. Công ty cổ phần phải lập sổ đăng ký cổ đông và lưu giữ từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
1. Hình thức sổ đăng ký cổ đông
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.
2. Nội dung sổ đăng ký cổ đông
Khoản 2 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định, sổ đăng ký cổ đông phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
– Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
– Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
– Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;
– Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;
– Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.
Lưu ý: Khi cổ đông có thay đổi địa chỉ thường trú thì phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ của cổ đông.
3. Chế độ lưu giữ sổ đăng ký cổ đông
Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu hoặc trích lục, sao chép nội dung sổ đăng ký cổ đông trong giờ làm việc của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán.
Công ty có trách nhiệm cập nhật, thay đổi sổ đăng ký cổ đông trong trường hợp chuyển nhượng cổ phần. Người nhận cổ phần chỉ trở thành cổ đông công ty từ thời điểm các thông tin của họ được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký cổ đông.
4. Mức xử phạm hành chính về lập sổ đăng ký cổ đông
Là loại tài liệu nội bộ bắt buộc phải xây dựng và lưu giữ trong mỗi công ty cổ phần, do vậy, theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, nếu không có sổ đăng ký cổ đông thì công ty sẽ phải chịu mức phạt lên đến 30 triệu đồng. Để quản lý cổ đông chặt chẽ cũng như tránh bị phạt, công ty cổ phần cần lưu ý và thực hiện lập, quản lý sổ cổ đông ngay sau khi thành lập xong.
