1. Sổ lao động là gì?
Căn cứ theo quy định tại điều 7 của Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 03/2014/NĐ-CP ngày 16/01/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật lao động về việc làm thì có thể hiểu:
Sổ lao động là sổ dùng để ghi chép tóm tắt lý lịch và các thông tin liên quan đến quá trình tham gia quan hệ lao động của người lao động theo quy định của pháp luật.
Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
2. Mục đích của sổ lao động
Khác với nội quy quy chế của công ty là nội dung quy định mọi hoạt động quản lý của công ty bắt đầu từ khi công ty được thành lập đến mọi hoạt động của công ty từ chế độ tuyển dụng, chế độ làm việc của ban quản lý điều hành của công ty, chế độ tài chính, quy chế đào tạo đến việc thi đua khen thưởng của công ty thì sổ lao động được dùng để ghi chép mọi sự biến đổi của người lao động trong quá trình làm việc có liên quan tới các quyền và quyền lợi mà họ sẽ được hưởng sau này.
Có thể hiểu sổ lao động sẽ ghi lại tất cả thông tin của mỗi lao động là khác nhau. Sổ lao động được sử dụng và lưu trữ là hồ sơ gốc nhằm làm căn cứ để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các chế độ khác sau khi chấm dứt hợp đồng lao động. Mỗi người lao động chỉ có duy nhất một cuốn sổ lao động dùng trong suốt quá trình làm việc, giúp cho họ có cơ sở để bảo vệ quyền và quyền lợi khi xảy ra tranh chấp lao động và tìm việc làm.
3. Nội dung sổ lao động
Nội dung của sổ lao động cũng như vấn đề Sổ lao động là gì cung cấp các thông tin cần thiết và tin cậy cho việc hoạch định các chính sách của Nhà nước đồng thời là một công cụ quản lý lao động xã hội.
Người sử dụng lao động căn cứ vào sổ lao động để tuyển chọn, sắp xếp, bố trí công việc phù hợp với trình độ, năng lực của người lao động.
Ngoài ra điều 7 của Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 03/2014/NĐ-CP ngày 16/01/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật lao động về việc làm thì người sử dụng lao động có quyền lựa chọn hình thức sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử phù hợp với nhu cầu quản lý nhưng phải đảm bảo các nội dung cơ bản về người lao động sau đây:
“a) Họ và tên, giới tính, năm sinh, quốc tịch, địa chỉ, số chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu);
b) Trình độ chuyên môn kỹ thuật;
c) Bậc trình độ kỹ năng nghề;
d) Vị trí việc làm;
đ) Loại hợp đồng lao động;
e) Thời điểm bắt đầu làm việc;
g) Tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;
h) Tiền lương;
i) Nâng bậc, nâng lương;
k) Số ngày nghỉ trong năm, lý do;
l) Số giờ làm thêm (vào ngày thường; nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm; nghỉ lễ, tết);
m) Hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;
n) Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;
o) Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;
p) Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
q) Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do”.
Như vậy đối với sổ quản lý lao động cần phải đảm bảo các nội dung cơ bản về người lao động sau như: Họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh, quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời Điểm bắt đầu làm việc, tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương, nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm, học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời Điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
Bên cạnh đó người sử dụng lao động có trách nhiệm ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động.
4. Thời hạn lập sổ lao động
Ngoài việc giải đáp khái niệm Sổ lao động là gì thì thời hạn lập sổ lao động cũng được nhiều bạn đọc quan tâm.
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Trường hợp người sử dụng lao động không lập sổ thì căn cứ theo điểm đ, Khoản 1, Điều 7 của Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động:
Do đó để tránh bị xử phạt hành chính thì người sử dụng lao động cần có trách nhiệm lập sổ lao động trong thời hạn quy định.
Người sử dụng lao động có trách nhiệm ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động.
