Chi phí nhân công luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của các công trình xây dựng. Do tính chất mùa vụ và sự linh hoạt của ngành, các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng hình thức giao khoán nhân công. Tuy nhiên, nếu hồ sơ không chặt chẽ và không hợp lệ, doanh nghiệp sẽ đối mặt với rủi ro bị cơ quan thuế xuất toán chi phí này khi quyết toán Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Vậy làm thế nào để chuẩn bị hồ sơ giao khoán nhân công công trình xây dựng để được trừ chi phí một cách chuẩn xác nhất? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
1. Hợp đồng giao khoán nhân công xây dựng là gì?
Hợp đồng giao khoán nhân công (hay khoán việc) là thỏa thuận giữa doanh nghiệp (bên giao khoán) và cá nhân hoặc nhóm cá nhân (bên nhận khoán). Theo đó, bên nhận khoán có nghĩa vụ hoàn thành một khối lượng công việc nhất định theo yêu cầu, và bên giao khoán có trách nhiệm nghiệm thu, thanh toán thù lao dựa trên kết quả công việc đã thỏa thuận.
Trong xây dựng, việc khoán nhân công thường diễn ra dưới hai hình thức chính:
– Khoán cho một tổ chức, doanh nghiệp khác hoặc cá nhân có kinh doanh.
– Khoán cho một nhóm cá nhân không kinh doanh (thường thông qua một tổ trưởng/đội trưởng đại diện ký hợp đồng).
2. Chi tiết hồ sơ giao khoán nhân công công trình xây dựng hợp lệ
Để chi phí giao khoán nhân công được tính là chi phí hợp lý, được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần phân biệt rõ đối tượng nhận khoán để chuẩn bị bộ chứng từ phù hợp.
2.1. Trường hợp giao khoán cho Công ty hoặc Cá nhân có kinh doanh
Nếu doanh nghiệp giao khoán cho một pháp nhân (công ty) hoặc cá nhân có đăng ký kinh doanh, bộ hồ sơ khá đơn giản và minh bạch, bao gồm:
- Hợp đồng kinh tế/Hợp đồng giao khoán: Ghi rõ khối lượng công việc, đơn giá, tiến độ và điều khoản thanh toán.
- Biên bản nghiệm thu công việc hoàn thành: Thể hiện khối lượng thực tế đã thi công.
- Biên bản thanh lý hợp đồng.
- Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng: Do bên nhận khoán xuất trả cho doanh nghiệp.
- Chứng từ thanh toán: Phiếu chi (nếu dưới 5 triệu đồng) hoặc Giấy báo nợ/Ủy nhiệm chi (bắt buộc thanh toán qua ngân hàng nếu từ 5 triệu đồng trở lên).
2.2. Trường hợp giao khoán cho nhóm cá nhân không kinh doanh
Đây là trường hợp phổ biến nhất trong xây dựng nhưng cũng dễ gặp sai sót nhất. Khi giao khoán cho một nhóm thợ (không có tư cách pháp nhân), doanh nghiệp cần ký hợp đồng với người đại diện (tổ trưởng/đội trưởng). Khoản chi phí nêu trên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì phải đáp ứng các quy định khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và không thuộc các khoản chi không được trừ quy định tại khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và có các chứng từ cụ thể:
- Hợp đồng giao khoán công việc (Tham khảo: Mẫu Hợp đồng giao khoán theo Thông tư 99; Mẫu Hợp đồng giao khoán theo Thông tư 133)
- Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán (Tham khảo: Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán theo Thông tư 99; Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán theo Thông tư 133)
- Căn cước công dân/Căn cước của người lao động
- Biên bản nghiệm thu sản lượng hoặc biên bản xác nhận công việc hoàn thành
- Bảng chấm công hoặc Bảng xác nhận khối lượng
- Giấy ủy quyền: Các thành viên trong tổ thợ lập giấy ủy quyền cho Tổ trưởng làm đại diện ký kết hợp đồng và nhận tiền thanh toán.
- Chứng từ thanh toán theo quy định: Phiếu chi / Ủy nhiệm chi
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Trường hợp cá nhân có thu nhập từ 2 triệu đồng/lần, doanh nghiệp phải khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi trả.
3. Các lưu ý quan trọng để tránh bị xuất toán chi phí
Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trên giấy trắng mực đen là chưa đủ, kế toán và chủ doanh nghiệp cần nắm rõ các rủi ro thực tế sau:
3.1. Về Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)
Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ 10% thuế TNCN đối với thù lao giao khoán từ 2.000.000 VNĐ trở lên/lần. Nếu không khấu trừ mà không có Bản cam kết hợp lệ, cơ quan thuế sẽ truy thu phần thuế này và phạt vi phạm hành chính. Doanh nghiệp cần chủ động đăng ký Mã số thuế cá nhân cho nhóm thợ để đủ điều kiện làm Cam kết.
3.2. Về Bảo hiểm xã hội (BHXH)
Đối với hợp đồng giao khoán mang tính chất khoán việc (khoán theo sản phẩm, khối lượng công việc), kết thúc công việc là thanh lý hợp đồng thì không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Tuy nhiên, nếu bản chất hợp đồng là thuê mướn lao động làm việc thường xuyên, trả lương theo thời gian và chịu sự quản lý trực tiếp của công ty thì cơ quan BHXH có thể quy kết đó là Hợp đồng lao động và yêu cầu truy thu BHXH. Do đó, hợp đồng giao khoán cần soạn thảo đúng bản chất: nghiệm thu theo khối lượng/sản phẩm công trình.
3.3. Tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ
– Chữ ký trên hợp đồng, bảng lương, chứng từ nhận tiền phải khớp nhau và do chính người lao động ký.
– Ngày tháng trên Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu và Phiếu chi phải có tính logic, tuần tự.
– Khối lượng giao khoán phải phù hợp với định mức xây dựng của công trình, tránh tình trạng “khống” chi phí nhân công.
