Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh 2026 gồm những gì? Doanh nghiệp cần chuẩn bị thông báo tạm ngừng kinh doanh, quyết định hoặc nghị quyết của chủ thể có thẩm quyền và các tài liệu liên quan theo từng loại hình doanh nghiệp. Bài viết hướng dẫn chi tiết thành phần hồ sơ, cách chuẩn bị và nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh, giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục đúng quy định.
1. Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh 2026 gồm những gì?
Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh là tập hợp các giấy tờ doanh nghiệp cần chuẩn bị để thông báo việc tạm ngừng hoạt động với cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (sửa đổi bởi Khoản 2 Điều 11 Nghị định 296/2026/NĐ-CP), thành phần hồ sơ có thể khác nhau tùy loại hình công ty. Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh: Điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc tạm ngừng theo mẫu áp dụng.
- Quyết định hoặc nghị quyết tạm ngừng kinh doanh: Do chủ thể có thẩm quyền của doanh nghiệp ban hành.
- Biên bản họp: Chuẩn bị trong trường hợp pháp luật hoặc điều lệ công ty yêu cầu.
- Văn bản ủy quyền: Trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện thủ tục và ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác.
Lưu ý: Không phải mọi loại hình doanh nghiệp đều cần cùng một bộ hồ sơ. Phần dưới đây phân tích cụ thể theo từng loại hình công ty để dễ chuẩn bị.
2. Thành phần hồ sơ tạm ngừng kinh doanh theo từng loại hình công ty
2.1. Công ty TNHH một thành viên
Đối với công ty TNHH một thành viên, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ cơ bản sau:
- Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh theo mẫu hiện hành.
- Quyết định của Chủ sở hữu công ty về việc tạm ngừng kinh doanh.
- Văn bản ủy quyền nếu ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục.
2.2. Công ty TNHH hai thành viên trở lên
Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh của công ty TNHH hai thành viên trở lên thường gồm:
- Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh.
- Nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên.
- Biên bản họp Hội đồng thành viên về việc tạm ngừng kinh doanh.
- Văn bản ủy quyền nếu có.
2.3. Công ty cổ phần
Đối với công ty cổ phần, doanh nghiệp cần xác định đúng thẩm quyền quyết định việc tạm ngừng kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp và điều lệ công ty.
Hồ sơ có thể bao gồm:
- Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh.
- Nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng quản trị hoặc chủ thể có thẩm quyền theo quy định.
- Biên bản họp tương ứng, nếu thuộc trường hợp phải lập.
- Văn bản ủy quyền nếu có.
2.4. Công ty hợp danh
Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh của công ty hợp danh cần chuẩn bị theo quy định về thẩm quyền của các thành viên hợp danh và điều lệ công ty, thường bao gồm:
- Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh.
- Quyết định hoặc nghị quyết của chủ thể có thẩm quyền.
- Biên bản họp nếu thuộc trường hợp phải lập.
- Văn bản ủy quyền nếu có.
Gợi ý: Trước khi ký hồ sơ, doanh nghiệp nên xác định người có thẩm quyền quyết định việc tạm ngừng và kiểm tra mẫu thông báo đang được áp dụng tại thời điểm nộp.
3. Mẫu thông báo tạm ngừng kinh doanh 2026
Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh là tài liệu quan trọng trong bộ hồ sơ. Doanh nghiệp cần sử dụng đúng mẫu hiện hành, điền chính xác thông tin và kiểm tra thời gian tạm ngừng trước khi nộp.
Các thông tin thường cần chuẩn bị gồm:
- Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
- Địa chỉ trụ sở chính.
- Ngày bắt đầu tạm ngừng kinh doanh.
- Ngày kết thúc tạm ngừng kinh doanh, nếu mẫu áp dụng yêu cầu.
- Thông tin người đại diện theo pháp luật.
- Chữ ký hoặc xác thực theo phương thức nộp hồ sơ.
Bạn có thể tham khảo mẫu thông báo tại đây: Mẫu thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh mới nhất
4. Cách chuẩn bị hồ sơ tạm ngừng kinh doanh
Bước 1: Xác định thời gian tạm ngừng
Doanh nghiệp cần xác định ngày bắt đầu tạm ngừng, thời gian dự kiến hoạt động trở lại và các nghĩa vụ cần xử lý trong thời gian tạm ngừng.
Nên kiểm tra thời hạn thông báo theo quy định hiện hành để tránh nộp hồ sơ quá muộn.
Bước 2: Chuẩn bị quyết định hoặc nghị quyết
Tùy loại hình doanh nghiệp, chủ thể có thẩm quyền ban hành quyết định hoặc nghị quyết tạm ngừng kinh doanh.
Trường hợp cần họp, doanh nghiệp phải lập biên bản họp theo đúng quy định và điều lệ công ty.
Bước 3: Điền thông báo tạm ngừng kinh doanh
Kiểm tra các thông tin:
- Tên và mã số doanh nghiệp.
- Địa chỉ trụ sở chính.
- Thời gian tạm ngừng.
- Thông tin người đại diện theo pháp luật.
- Chữ ký, xác thực và các nội dung khác theo mẫu.
Bước 4: Số hóa tài liệu
Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, doanh nghiệp nên scan hoặc tạo bản PDF rõ nét của các giấy tờ cần thiết.
Tên file nên ngắn gọn, dễ nhận biết, ví dụ:
- Thong-bao-tam-ngung-kinh-doanh.pdf
- Quyet-dinh-tam-ngung-kinh-doanh.pdf
- Bien-ban-hop-tam-ngung-kinh-doanh.pdf
- Van-ban-uy-quyen.pdf
5. Nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh ở đâu?
Doanh nghiệp thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền theo quy định hiện hành.
Có thể lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến hoặc hình thức khác được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận.
Đối với hồ sơ trực tuyến:
- Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Đăng nhập tài khoản theo yêu cầu của hệ thống.
- Chọn thủ tục thông báo tạm ngừng kinh doanh.
- Kê khai thông tin doanh nghiệp và thời gian tạm ngừng.
- Đính kèm các tài liệu cần thiết.
- Ký, xác thực và nộp hồ sơ theo hướng dẫn.
- Theo dõi trạng thái xử lý và bổ sung hồ sơ nếu có yêu cầu.
Thời gian giải quyết: Doanh nghiệp cần kiểm tra thời hạn giải quyết áp dụng tại thời điểm nộp hồ sơ và thực hiện theo thông báo của cơ quan đăng ký kinh doanh.
6. Checklist hồ sơ tạm ngừng kinh doanh 2026
| STT | Tài liệu cần chuẩn bị | Kiểm tra |
|---|---|---|
| 1 | Thông báo tạm ngừng kinh doanh | Đúng mẫu, đủ thông tin |
| 2 | Quyết định hoặc nghị quyết tạm ngừng | Đúng thẩm quyền |
| 3 | Biên bản họp nếu cần | Đầy đủ chữ ký |
| 4 | Văn bản ủy quyền nếu có | Đúng người được ủy quyền |
| 5 | Bản PDF hồ sơ | Rõ nét, đúng định dạng |
7. Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ tạm ngừng kinh doanh
- Kiểm tra mẫu biểu mới nhất: Không sử dụng mẫu cũ khi đã có mẫu thay thế.
- Đảm bảo thông tin thống nhất: Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, người đại diện và thời gian tạm ngừng phải chính xác.
- Kiểm tra thẩm quyền ký: Quyết định, nghị quyết và biên bản họp cần được lập đúng quy định.
- Chủ động xử lý nghĩa vụ thuế: Tạm ngừng kinh doanh không đồng nghĩa với việc tự động xóa bỏ các nghĩa vụ thuế, nợ hoặc nghĩa vụ phát sinh trước đó.
- Kiểm tra nghĩa vụ hóa đơn: Doanh nghiệp cần xác định việc sử dụng hóa đơn trong thời gian tạm ngừng theo quy định thuế và tình trạng thực tế.
- Không tự ý bỏ qua thủ tục: Doanh nghiệp cần thực hiện thông báo tạm ngừng đúng quy định để hạn chế rủi ro pháp lý.
8. Câu hỏi thường gặp về hồ sơ tạm ngừng kinh doanh 2026
Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh gồm những giấy tờ gì?
Hồ sơ thường gồm thông báo tạm ngừng kinh doanh, quyết định hoặc nghị quyết của chủ thể có thẩm quyền, biên bản họp nếu cần và văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục.
Công ty TNHH một thành viên có cần biên bản họp không?
Công ty TNHH một thành viên do một tổ chức hoặc cá nhân làm chủ sở hữu cần kiểm tra đúng chủ thể có thẩm quyền ban hành quyết định. Không nên áp dụng máy móc yêu cầu biên bản họp như đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên.
Có thể nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh trực tuyến không?
Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy trình và điều kiện tiếp nhận hồ sơ tại thời điểm thực hiện.
Tạm ngừng kinh doanh có phải hoàn thành nghĩa vụ thuế không?
Tạm ngừng kinh doanh không tự động làm mất các nghĩa vụ thuế đã phát sinh. Doanh nghiệp cần kiểm tra nghĩa vụ khai thuế, quyết toán, nộp thuế và các nghĩa vụ liên quan theo quy định áp dụng cho từng trường hợp.
9. Tìm hiểu đầy đủ thủ tục tạm ngừng kinh doanh 2026
Bài viết trên tập trung vào thành phần hồ sơ và cách chuẩn bị giấy tờ. Nếu bạn muốn tìm hiểu toàn bộ quy trình, thời hạn thông báo, nghĩa vụ thuế, cách nộp hồ sơ và các lưu ý khi tạm ngừng kinh doanh, hãy xem bài hướng dẫn tổng hợp: Tạm ngừng kinh doanh 2026: Hồ sơ, thủ tục, thời hạn và lưu ý
VN Law Firm cung cấp kiến thức pháp lý và dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục theo quy định pháp luật hiện hành.
