Các công việc pháp lý và thuế bắt buộc sau khi tăng vốn điều lệ

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký tăng vốn điều lệ và nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới từ Sở Tài chính, doanh nghiệp cần triển khai ngay các công việc pháp lý, thuế và quản trị nội bộ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

1. Các công việc pháp lý và Thuế bắt buộc sau khi tăng vốn điều lệ

1.1. Cấp Giấy chứng nhận phần vốn góp / Cổ phiếu và Lưu giữ chứng từ

Do thủ tục đăng ký tăng vốn điều lệ chỉ được thực hiện sau khi thành viên/cổ đông đã hoàn tất việc góp vốn hoặc chào bán xong cổ phần, nên ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, công ty cần hoàn thiện các chứng nhận nội bộ:

– Công ty TNHH: Cập nhật Sổ đăng ký thành viên, cấp Giấy chứng nhận phần vốn góp cho từng thành viên tương ứng với giá trị vốn mới.

– Công ty Cổ phần: Cập nhật Sổ đăng ký cổ đông, cấp Cổ phiếu (hoặc Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần) cho các cổ đông.

– Kiểm tra chứng từ thanh toán: Đảm bảo dòng tiền góp vốn của thành viên/cổ đông là tổ chức (pháp nhân) BẮT BUỘC phải thực hiện qua hình thức chuyển khoản ngân hàng (Căn cứ Nghị định 222/2013/NĐ-CP và Thông tư 09/2015/TT-BTC).

1.2. Công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thay đổi (được tích hợp đăng ký đồng thời khi nộp hồ sơ tăng vốn).

2. Các công việc quản trị nội bộ và giao dịch thương mại

2.1. Cập nhật thông tin với Ngân hàng và Đối tác

– Ngân hàng: Gửi thông báo kèm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho ngân hàng nơi công ty mở tài khoản để cập nhật hồ sơ pháp lý giao dịch.

– Đối tác & Khách hàng: Cập nhật thông tin vốn điều lệ mới trên các hợp đồng thương mại, hồ sơ năng lực (Profile), hồ sơ thầu để tăng hạn mức tín dụng và uy tín đấu thầu.

2.2. Thông báo cho Ngân hàng Nhà nước (Đối với doanh nghiệp FDI)

Nếu doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), việc tăng vốn điều lệ cần tuân thủ quy định về quản lý ngoại hối:

– Vốn góp phải được chuyển qua Tài khoản vốn đầu tư trực tiếp (DICA).

– Thực hiện báo cáo tình hình góp vốn với Ngân hàng Nhà nước theo quy định về quản lý vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

3. Lưu giữ chứng từ kế toán góp vốn

Bộ phận kế toán cần lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ để phục vụ quyết toán thuế và kiểm toán về sau:

– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

– Nghị quyết/Quyết định và Biên bản họp về việc tăng vốn.

– Sổ đăng ký thành viên/cổ đông.

– Giấy báo Có của ngân hàng xác nhận tiền đã vào tài khoản công ty.

4. Bảng tổng hợp tiến độ công việc cần làm

5. Những rủi ro pháp lý cần tránh sau khi tăng vốn

– Sử dụng sai hình thức thanh toán: Doanh nghiệp (pháp nhân) góp vốn bằng tiền mặt thay vì chuyển khoản qua ngân hàng sẽ không được ghi nhận chi phí hợp lệ và vi phạm quy định về quản lý dòng tiền.

– Không cấp chứng nhận sở hữu vốn: Khẩu đoản trong việc cấp Giấy chứng nhận phần vốn góp/Cổ phiếu dễ dẫn đến tranh chấp nội bộ giữa các thành viên/cổ đông về sau.

– Chậm nộp Tờ khai môn bài: Trễ hạn nộp tờ khai bổ sung khi thay đổi bậc vốn điều lệ dẫn đến bị phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.