Cơ quan quan hệ đối ngoại nhà nước là cơ quan đo nhà nước lập ra để duy trì mối quan hệ chính thức của nhà nước đó với các quốc gia khác hoặc với các tổ chức quốc tế. Hệ thống cơ quan quan hệ đối ngoại, phạm vi chức năng, quyền hạn của các cơ quan này trong lĩnh vực quan hệ đối ngoại do luật quốc tế và pháp luật của từng nước quy định.
1. Các cơ quan quan hệ đối ngoại ở trong nước
1.1. Cơ quan đại diện chung
Nguyên thủ quốc gia, quốc hội, chính phủ và người đứng đầu chính phủ, bộ ngoại giao và người đứng đầu bộ ngoại giao.
Theo Điều 7 Công ước Viên năm 1969 về luật điều ước quốc tế, nguyên thủ quốc gia, người đứng đầu chính phủ, người đứng đầu bộ ngoại giao đại diện cho quốc gia trong quan hệ quốc tế ex officio (không cần thư ủy nhiệm).
1.1.1. Nguyên thủ quốc gia
Tùy thuộc vào chính thể nhà nước, quyền hạn của nguyên thủ quốc gia (người đứng đầu nhà nước) ở các nước không giống nhau. Ở các nước cộng hoà tổng thống, quyền hạn này thường rất lớn.
Theo Hiến pháp Việt Nam năm 2013, Chủ tịch nước là người đứng đầu Nhà nước, thay mặt Nhà nước về đối nội và đối ngoại. Trong quan hệ đối ngoại, Chủ tịch nước có quyền cử, triệu hồi đại sứ đặc mệnh toàn quyền của Việt Nam; tiếp nhận đại sứ đặc mệnh toàn quyền của nước ngoài; tiến hành đàm phán, ký kết điều ước quốc tế nhân danh Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam với nước ngoài.
Dù hiến pháp các nước có quy định khác nhau về quyền hạn của người đứng đầu nhà nước, nguyên thủ quốc gia luôn là người đại diện cho quốc gia trong quan hệ quốc tế.
1.1.2. Quốc hội
Việc xác định quốc hội nghị viện…) có phải là cơ quan đối ngoại của nhà nước hay không được giải quyết khác nhau trong pháp luật, lý luận và thực tiễn các nước. Xu thế chung trong thực tiễn quốc tế hiện nay thường theo xu hướng, trong quan hệ quốc tế nhà nước cần có một tiếng nói chung, thông qua người đại diện duy nhất là nguyên thủ quốc gia. Điều này không hàm ý hạ thấp vai trò của quốc hội trong việc quyết định và thực hiện chính sách đối ngoại. Hiến pháp của các nước đều quy định quyền của quốc hội trong việc ban hành luật và tham gia phê chuẩn điều ước quốc tế.
Như vậy, mặc dù các nước không thống nhất với nhau trong quan niệm về quốc hội với tư cách là cơ quan đối ngoại của Nhà nước nhưng từ nhiều phương diện, quốc hội vẫn là đầu mối, là kênh quan trọng trong công tác đối ngoại và tham gia tích cực vào hoạt động đối ngoại của quốc gia.
1.1.3. Chính phủ
Ở các nước, chính phủ giữ vai trò khác nhau trong việc thực hiện chính sách đối ngoại của nhà nước. Tùy thuộc vào quy định của hiến pháp môi nước, chính phủ có thể lãnh đạo thực hiện công tác đối ngoại do quốc hội hoặc do tổng thống đề ra.
Người đứng đầu chính phủ là đại diện có thẩm quyền của nhà nước trong quan hệ đối ngoại. Trong quan hệ với nước ngoài, người đứng đầu chính phủ không cần thư ủy nhiệm, được hưởng đầy đủ quyền ưu đãi và miễn trừ ngoại giao.
1.1.4. Bộ ngoại giao
Bộ ngoại giao là cơ quan của chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về quan hệ đối ngoại.
Ở Việt Nam, theo quy định của pháp luật, Bộ ngoại giao là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực ngoại giao, nhằm bảo vệ chủ quyền và lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích của tổ chức và công dân Việt Nam. Bộ ngoại giao đại diện cho Nhà nước Việt Nam trong quan hệ với các nước, các tổ chức quốc tế; tiến hành các hoạt động đối ngoại của Nhà nước; tạo môi trường quốc tế thuận lợi cho công cuộc xây dựng đất nước.
Bộ trưởng Bộ ngoại giao cũng như người đứng đầu Nhà nước và người đứng đầu Chính phủ, trực tiếp tham gia đàm phán và ký kết điều ước quốc tế không cần thư ủy nhiệm.
1.2. Các cơ quan đại diện chuyên ngành
Ngày nay, ở các nước, xu hướng mở rộng các mối quan hệ liên quốc gia tạo điều kiện để tất cả các bộ và cơ quan ngang bộ đều tham gia vào quan hệ đối ngoại với tư cách là cơ quan chuyên ngành. Giữa các bộ chuyên ngành các nước đều có quan hệ hợp tác trực tiếp với nhau, thông qua những thoả thuận song phương. Các cơ quan quan hệ đối ngoại chuyên ngành chỉ tham gia vào từng lĩnh vực nhất định trong quan hệ đối ngoại của nhà nước mình.
Các cơ quan chuyên ngành, Bộ ngoại thương (Bộ thương mại, Bộ kinh tế đối ngoại…), Bộ (Ủy ban) hợp tác kinh tế tham gia tích cực nhất vào quan hệ đối ngoại.
2. Các cơ quan quan hệ đối ngoại ở nước ngoài
Các cơ quan quan hệ đối ngoại của nhà nước ở nước ngoài được chia thành hai loại là cơ quan thường trực và cơ quan lâm thời.
2.1. Cơ quan thường trực
Cơ quan thường trực ở nước ngoài gồm các cơ quan đại diện ngoại giao (đại sứ quán, công sứ quán), các đoàn đại diện thường trực của quốc gia tại tổ chức quốc tế liên chính phủ, các cơ quan lãnh sự.
2.2. Cơ quan lâm thời
Cơ quan lâm thời gồm các phái đoàn đại diện đặc biệt (phái đoàn ad hoc), các phái đoàn đi dự hội nghị quốc tế hoặc đàm phán quốc tế.
