Để đưa công tác phí vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Khoản thanh toán tiền công tác phí này là khoản thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
1. Công tác phí là gì?
Công tác phí là khoản chi phí trả cho người đi công tác, bao gồm: chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng, cước hành lý (kể cả tài liệu mang theo, nếu có) v.v.
Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo quyết định cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác (bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường).
2. Thuế thu nhập doanh nghiệp
Theo Khoản 2, Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác như sau:
Điều 4. Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:
…
2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
…
2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.
Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp. […].
Như vậy, để đưa công tác phí khi đi công tác vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, cụ thể như sau:
– Các hóa đơn, chứng từ trong quá trình đi công tác như: Hóa đơn, vé máy bay, thẻ lên máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển (Nếu chi phí từ 20 triệu đồng trở lên) v.v.
– Quyết định cử đi công tác (Nêu rõ tên người lao động trong doanh nghiệp được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện).
– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty (Quy định rõ vấn đề này, nếu khoán chi thì phải quy định chi tiết mức khoán chi, hoặc cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động).
– Giấy đi đường có xác nhận của doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.
Lưu ý: Đối với các hóa đơn, chứng từ phát sinh tại nước ngoài phải phù hợp với quy định của nước sở tại và được dịch ra tiếng Việt theo quy định tại Khoản 4, Điều 5 Thông tư 156/2013/TT-BTC.
3. Thuế thu nhập cá nhân
Căn cứ theo quy định tại Tiết đ.4, Điểm đ, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn về các khoản thu nhập không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân bao gồm:
Điều 2. Các khoản thu nhập chịu thuế
…
2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công
…
đ) Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà người nộp thuế được hưởng dưới mọi hình thức:
…
đ.4) Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,… cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước. Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp như sau:
…
đ.4.2) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
Theo đó, trường hợp các khoản thanh toán tiền công tác phí như tiền vé máy bay, tiền lưu trú, tiền taxi và tiền ăn của các cá nhân đi công tác được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì các khoản thanh toán tiền công tác phí này là khoản thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
Trường hợp doanh nghiệp chi tiền công tác phí cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
