Nghị quyết của Hội đồng quản trị công ty cổ phần là văn bản ghi nhận ý chí, quyết định của Hội đồng quản trị đối với những vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý và điều hành công ty. Việc thông qua nghị quyết phải tuân thủ quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty và các quy định pháp luật có liên quan.
Vậy Hội đồng quản trị có quyền ban hành nghị quyết đối với những vấn đề nào? Điều kiện để nghị quyết được thông qua là gì? Trình tự tổ chức cuộc họp và lập biên bản được thực hiện như thế nào? Hãy cùng VN LAW FIRM tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Nghị quyết của Hội đồng quản trị công ty cổ phần là gì?
Nghị quyết của Hội đồng quản trị công ty cổ phần là văn bản thể hiện nội dung quyết định đã được Hội đồng quản trị thông qua đối với các vấn đề thuộc thẩm quyền của cơ quan này.
Theo khoản 1 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định và thực hiện quyền, nghĩa vụ của công ty, trừ những quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, nghị quyết Hội đồng quản trị thường được sử dụng để ghi nhận quyết định về:
- Chiến lược, kế hoạch phát triển và kế hoạch kinh doanh của công ty;
- Phương án đầu tư, dự án đầu tư thuộc thẩm quyền;
- Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
- Việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị;
- Việc thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác;
- Thông qua hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;
- Các vấn đề quản lý khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
Nghị quyết Hội đồng quản trị cần phân biệt với nghị quyết Đại hội đồng cổ đông. Hai loại nghị quyết này được ban hành bởi hai cơ quan khác nhau và có phạm vi thẩm quyền riêng biệt.
2. Hội đồng quản trị có thẩm quyền ban hành nghị quyết về những vấn đề nào?
Theo khoản 2 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng quản trị có các quyền và nghĩa vụ chủ yếu sau đây:
2.1. Quyết định chiến lược và kế hoạch kinh doanh
Hội đồng quản trị có quyền quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty.
Đồng thời, Hội đồng quản trị có quyền quyết định các giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2. Quyết định các vấn đề về cổ phần và huy động vốn
Hội đồng quản trị có quyền:
- Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
- Quyết định bán cổ phần chưa bán trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
- Quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác;
- Quyết định giá bán cổ phần và trái phiếu của công ty;
- Quyết định mua lại cổ phần theo thẩm quyền quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 133 Luật Doanh nghiệp 2020.
Lưu ý: Hội đồng quản trị chỉ được quyết định trong phạm vi thẩm quyền được pháp luật và Điều lệ công ty quy định. Những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông không thể được thay thế bằng nghị quyết của Hội đồng quản trị.
2.3. Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư
Hội đồng quản trị có quyền quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định pháp luật.
Đối với các quyết định đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, cần lưu ý thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông theo điểm d khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác.
2.4. Thông qua hợp đồng và giao dịch của công ty
Hội đồng quản trị có quyền thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và các hợp đồng, giao dịch khác có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty.
Tuy nhiên, thẩm quyền này không áp dụng đối với những hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo điểm d khoản 2 Điều 138 và khoản 1, khoản 3 Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020.
Đối với giao dịch giữa công ty với người có liên quan, cần xem xét thêm quy định tại Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020 để xác định đúng cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.
2.5. Quyết định các vấn đề nhân sự và quản lý
Hội đồng quản trị có quyền:
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị;
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký kết hợp đồng và chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
- Quyết định tiền lương, thù lao, thưởng và lợi ích khác của người quản lý thuộc thẩm quyền;
- Cử người đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông tại công ty khác;
- Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong việc điều hành công việc kinh doanh hằng ngày.
2.6. Quyết định cơ cấu tổ chức và quản lý nội bộ
Hội đồng quản trị có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty; quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
2.7. Các quyền và nghĩa vụ khác
Ngoài các nội dung nêu trên, Hội đồng quản trị còn có quyền:
- Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ cuộc họp Đại hội đồng cổ đông;
- Triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến cổ đông để thông qua nghị quyết;
- Trình báo cáo tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông;
- Kiến nghị mức cổ tức được trả;
- Quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;
- Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể công ty và yêu cầu phá sản công ty.
3. Điều kiện thông qua nghị quyết của Hội đồng quản trị
Điều kiện thông qua nghị quyết của Hội đồng quản trị được quy định tại khoản 8 và khoản 12 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020.
3.1. Điều kiện về số lượng thành viên tham dự cuộc họp
Theo khoản 8 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020:
- Lần thứ nhất: Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ 3/4 tổng số thành viên trở lên dự họp.
- Lần thứ hai: Nếu cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành, cuộc họp được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thời hạn khác ngắn hơn. Cuộc họp lần thứ hai được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.
3.2. Điều kiện về tỷ lệ biểu quyết thông qua nghị quyết
Theo khoản 12 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành.
Trường hợp số phiếu biểu quyết ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.
Ví dụ: Công ty cổ phần có Hội đồng quản trị gồm 05 thành viên. Cuộc họp lần thứ nhất có 04 thành viên tham dự, đáp ứng điều kiện về số lượng người tham dự. Nếu có 03 thành viên tán thành và 01 thành viên không tán thành thì nghị quyết được thông qua, với điều kiện Điều lệ công ty không quy định tỷ lệ biểu quyết cao hơn.
3.3. Các hình thức tham dự và biểu quyết
Theo khoản 9 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020, thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong các trường hợp:
- Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
- Ủy quyền cho người khác đến dự họp và biểu quyết theo quy định của pháp luật;
- Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
- Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử;
- Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.
Đối với trường hợp gửi phiếu biểu quyết thông qua thư, phiếu phải được đựng trong phong bì dán kín và chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất 01 giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.
4. Trình tự thông qua nghị quyết của Hội đồng quản trị
Việc thông qua nghị quyết của Hội đồng quản trị cần thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định tại Điều 157 và Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020, đồng thời phải phù hợp với Điều lệ công ty.
Bước 1: Đề nghị và triệu tập cuộc họp
Hội đồng quản trị họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường.
Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp trong các trường hợp sau:
- Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;
- Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;
- Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;
- Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.
Đề nghị triệu tập họp phải được lập thành văn bản, nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.
Bước 2: Gửi thông báo mời họp
Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp phải gửi thông báo mời họp chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp, nếu Điều lệ công ty không có quy định khác.
Thông báo mời họp phải xác định cụ thể:
- Thời gian và địa điểm họp;
- Chương trình họp;
- Các vấn đề cần thảo luận và quyết định;
- Tài liệu sử dụng tại cuộc họp;
- Phiếu biểu quyết của thành viên.
Thông báo có thể được gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác theo Điều lệ công ty, bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị.
Bước 3: Tiến hành cuộc họp và biểu quyết
Cuộc họp được tiến hành khi đáp ứng điều kiện về số lượng thành viên tham dự theo quy định tại khoản 8 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020.
Các thành viên Hội đồng quản trị thảo luận những nội dung trong chương trình họp và tiến hành biểu quyết đối với từng vấn đề.
Nghị quyết được thông qua khi đáp ứng tỷ lệ biểu quyết theo quy định tại khoản 12 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty.
Bước 4: Lập biên bản họp Hội đồng quản trị
Theo Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020, tất cả cuộc họp Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản. Biên bản là tài liệu quan trọng ghi nhận diễn biến cuộc họp, ý kiến của các thành viên và kết quả biểu quyết.
Biên bản phải được lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải có đầy đủ nội dung theo quy định pháp luật.
Bước 5: Ban hành và tổ chức thực hiện nghị quyết
Sau khi được thông qua, nghị quyết của Hội đồng quản trị được sử dụng làm căn cứ để triển khai các công việc thuộc phạm vi quyết định.
Chủ tịch Hội đồng quản trị có trách nhiệm tổ chức việc thông qua nghị quyết, quyết định và giám sát quá trình tổ chức thực hiện theo quy định tại Điều 156 Luật Doanh nghiệp 2020.
5. Nội dung chủ yếu của nghị quyết Hội đồng quản trị
Luật Doanh nghiệp 2020 không quy định một mẫu thống nhất bắt buộc áp dụng cho tất cả nghị quyết của Hội đồng quản trị. Tuy nhiên, để bảo đảm tính rõ ràng và thuận tiện khi triển khai, nghị quyết nên có các nội dung sau:
- Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính.
- Số và ký hiệu nghị quyết: Số nghị quyết và năm ban hành.
- Căn cứ ban hành: Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty, biên bản họp và các tài liệu liên quan.
- Thời gian, địa điểm thông qua: Thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị.
- Thành phần tham dự: Danh sách thành viên tham dự, vắng mặt và người được ủy quyền (nếu có).
- Nội dung quyết định: Các vấn đề được Hội đồng quản trị thông qua.
- Kết quả biểu quyết: Số phiếu tán thành, không tán thành, không có ý kiến và tỷ lệ thông qua.
- Trách nhiệm thực hiện: Cá nhân, bộ phận hoặc người đại diện có trách nhiệm triển khai nghị quyết.
- Hiệu lực thi hành: Thời điểm nghị quyết có hiệu lực và các nội dung liên quan.
- Chữ ký: Chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định pháp luật và Điều lệ công ty.
6. Mẫu nghị quyết của Hội đồng quản trị công ty cổ phần
Xem chi tiết tại: Mẫu Nghị quyết của Hội đồng quản trị công ty cổ phần
7. Một số lưu ý khi ban hành nghị quyết Hội đồng quản trị
Để hạn chế tranh chấp và rủi ro pháp lý trong quá trình quản trị doanh nghiệp, công ty cổ phần cần lưu ý các vấn đề sau:
7.1. Không ban hành nghị quyết vượt quá thẩm quyền
Hội đồng quản trị chỉ được quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền theo Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty.
Đối với những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông theo Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng quản trị không được tự ý thay thế bằng nghị quyết của mình.
7.2. Tuân thủ đúng điều kiện tiến hành cuộc họp và biểu quyết
Doanh nghiệp cần kiểm tra số lượng thành viên tham dự, tỷ lệ biểu quyết và các quy định riêng trong Điều lệ công ty trước khi xác định nghị quyết được thông qua.
Đặc biệt, cần phân biệt điều kiện tiến hành cuộc họp với điều kiện thông qua nghị quyết. Đây là hai điều kiện pháp lý khác nhau.
7.3. Lập và lưu giữ đầy đủ biên bản họp
Biên bản họp Hội đồng quản trị phải ghi nhận trung thực diễn biến cuộc họp và kết quả biểu quyết. Biên bản cùng các tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
7.4. Kiểm soát xung đột lợi ích trong các giao dịch
Đối với các hợp đồng, giao dịch giữa công ty với người có liên quan, doanh nghiệp cần xác định đúng thẩm quyền chấp thuận và bảo đảm thành viên Hội đồng quản trị có lợi ích liên quan không tham gia biểu quyết theo quy định tại Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020.
7.5. Phân biệt nghị quyết Hội đồng quản trị và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông
Nghị quyết Hội đồng quản trị không có giá trị thay thế nghị quyết Đại hội đồng cổ đông đối với những vấn đề thuộc thẩm quyền riêng của Đại hội đồng cổ đông.
Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền sẽ giúp hạn chế nguy cơ phát sinh tranh chấp và bảo đảm tính hợp pháp của các quyết định quản trị doanh nghiệp.
