Kế toán trưởng doanh nghiệp: Điều kiện, trách nhiệm và những lưu ý cần biết

Kế toán trưởng là vị trí quan trọng trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành công tác kế toán và bảo đảm việc lập báo cáo tài chính tuân thủ quy định pháp luật. Việc bổ nhiệm kế toán trưởng không chỉ phụ thuộc vào nhu cầu quản lý mà còn phải đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện theo Luật Kế toán.

Vậy doanh nghiệp có bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng không? Người được bổ nhiệm cần đáp ứng những điều kiện gì? Kế toán trưởng có quyền hạn và trách nhiệm như thế nào? Dưới đây là những lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần biết.

1. Kế toán trưởng là gì?

Theo Điều 53 Luật Kế toán 2015, kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của đơn vị kế toán, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị.

Trong doanh nghiệp, kế toán trưởng thường đảm nhận các công việc chính như:

• Tổ chức và điều hành hoạt động của bộ phận kế toán.
• Kiểm tra, giám sát việc ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Kiểm soát chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và việc quản lý tài chính.
• Tổ chức lập và trình bày báo cáo tài chính theo quy định.
• Tham mưu cho người đại diện theo pháp luật về tình hình tài chính, kế toán của doanh nghiệp.
• Kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán, tài chính và các quy định có liên quan.

Kế toán trưởng có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính chính xác, trung thực và minh bạch của thông tin tài chính, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát rủi ro trong hoạt động kinh doanh.

2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải có kế toán trưởng không?

Theo khoản 1 Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, đơn vị kế toán phải bố trí kế toán trưởng, trừ những trường hợp được pháp luật quy định không bắt buộc.

Đối với doanh nghiệp, cần lưu ý các trường hợp sau:

2.1. Doanh nghiệp thông thường phải bố trí kế toán trưởng

Doanh nghiệp thuộc đối tượng đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định pháp luật.

Trường hợp chưa thể bổ nhiệm ngay kế toán trưởng, doanh nghiệp có thể bố trí người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định.

2.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ không bắt buộc phải có kế toán trưởng

Theo điểm b khoản 2 Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa được bố trí người phụ trách kế toán mà không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng.

Như vậy, doanh nghiệp siêu nhỏ có thể lựa chọn bố trí người phụ trách kế toán thay vì bổ nhiệm kế toán trưởng.

Doanh nghiệp cần xác định đúng quy mô doanh nghiệp theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa để áp dụng chính sách này.

3. Điều kiện bổ nhiệm kế toán trưởng trong doanh nghiệp

Theo Điều 54 Luật Kế toán 2015, được sửa đổi, bổ sung và hướng dẫn bởi các văn bản pháp luật có liên quan, người được bổ nhiệm làm kế toán trưởng phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện sau:

3.1. Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp

Người được bổ nhiệm phải có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết và có ý thức chấp hành pháp luật.

Đây là yêu cầu quan trọng bởi kế toán trưởng trực tiếp tham gia quản lý, kiểm soát thông tin tài chính và kế toán của doanh nghiệp.

3.2. Có trình độ chuyên môn về kế toán từ trung cấp trở lên

Người được bổ nhiệm phải có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ trung cấp trở lên.

Doanh nghiệp cần kiểm tra văn bằng chuyên môn của ứng viên để bảo đảm đáp ứng điều kiện theo quy định.

3.3. Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng

Người được bổ nhiệm phải có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng theo quy định pháp luật.

Do đó, việc có bằng tốt nghiệp chuyên ngành kế toán, kiểm toán hoặc tài chính không đồng nghĩa với việc đương nhiên đủ điều kiện làm kế toán trưởng nếu chưa đáp ứng yêu cầu về chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng.

3.4. Có thời gian công tác thực tế về kế toán

Thời gian công tác thực tế về kế toán được quy định như sau:

Thời gian công tác phải là thời gian thực tế làm công tác kế toán, không chỉ căn cứ vào thời gian làm việc tại doanh nghiệp hoặc thời gian có tên trong hồ sơ lao động.

4. Những trường hợp không được làm kế toán trưởng

Doanh nghiệp cần lưu ý quy định về những người không được làm kế toán tại Điều 52 Luật Kế toán và Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Một số trường hợp đáng chú ý bao gồm:

• Người chưa thành niên; người bị Tòa án tuyên bố hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
• Người đang bị cấm hành nghề kế toán theo bản án hoặc quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật.
• Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang phải chấp hành hình phạt tù theo quy định.
• Người đã bị kết án về các tội xâm phạm trật tự quản lý kinh tế, tội phạm về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích.
• Người có quan hệ gia đình thuộc trường hợp bị hạn chế theo quy định với người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu, giám đốc, tổng giám đốc hoặc người phụ trách tài chính – kế toán trong cùng đơn vị kế toán.
• Người đang là người quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ hoặc người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản trong cùng đơn vị kế toán, trừ các trường hợp ngoại lệ được pháp luật quy định.

Lưu ý: Pháp luật có quy định một số ngoại lệ đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và doanh nghiệp siêu nhỏ không có vốn nhà nước thuộc trường hợp được quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Vì vậy, doanh nghiệp cần đối chiếu đúng loại hình và điều kiện áp dụng, không nên mặc định mọi trường hợp đều bị cấm.

5. Doanh nghiệp chưa có kế toán trưởng thì phải làm thế nào?

Trong trường hợp doanh nghiệp chưa thể bổ nhiệm ngay kế toán trưởng, pháp luật cho phép doanh nghiệp lựa chọn một trong các phương án sau:

5.1. Bố trí người phụ trách kế toán

Doanh nghiệp có thể bố trí người phụ trách kế toán trong thời gian chưa bổ nhiệm được kế toán trưởng.

Tuy nhiên, thời gian bố trí người phụ trách kế toán tối đa là 12 tháng. Sau thời hạn này, doanh nghiệp phải bố trí người làm kế toán trưởng.

Người phụ trách kế toán phải đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 54 Luật Kế toán và thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của kế toán trưởng theo Điều 55 Luật này.

5.2. Thuê dịch vụ làm kế toán trưởng

Theo Điều 56 Luật Kế toán, doanh nghiệp được ký hợp đồng với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ kế toán hoặc hộ kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định pháp luật.

Người được thuê làm kế toán trưởng phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo Điều 54 Luật Kế toán.

Việc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng cần được lập thành hợp đồng bằng văn bản, trong đó quy định rõ:

• Phạm vi công việc và trách nhiệm của bên cung cấp dịch vụ.
• Thời hạn thực hiện dịch vụ.
• Quyền và nghĩa vụ của các bên.
• Chi phí dịch vụ và phương thức thanh toán.
• Trách nhiệm đối với thông tin, số liệu kế toán và việc bảo mật thông tin doanh nghiệp.

6. Trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng

Theo Điều 55 Luật Kế toán, kế toán trưởng có các trách nhiệm và quyền hạn cơ bản sau:

6.1. Trách nhiệm của kế toán trưởng

• Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong doanh nghiệp.
• Tổ chức, điều hành bộ máy kế toán theo quy định.
• Lập báo cáo tài chính tuân thủ chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán.
• Kiểm soát hoạt động kế toán thuộc phạm vi trách nhiệm được giao.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để bảo đảm thông tin kế toán đầy đủ, chính xác.

6.2. Quyền hạn của kế toán trưởng

Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.

Đối với kế toán trưởng tại cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước và doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ, ngoài quyền độc lập về chuyên môn còn có các quyền bổ sung như:

• Có ý kiến bằng văn bản về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ.
• Yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính.
• Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với người ra quyết định.
• Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật khi phát hiện hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.

Như vậy, quyền hạn của kế toán trưởng có sự khác biệt tùy thuộc loại hình và tính chất của đơn vị kế toán. Doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp ngoài khu vực nhà nước cần phân biệt quyền chung về chuyên môn với các quyền bổ sung dành riêng cho nhóm đơn vị được quy định tại khoản 3 Điều 55 Luật Kế toán.

7. Doanh nghiệp có được thuê kế toán trưởng bên ngoài không?

Doanh nghiệp được phép thuê dịch vụ làm kế toán trưởng từ đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán đủ điều kiện theo quy định pháp luật.

Đây là giải pháp phù hợp đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lượng nghiệp vụ kế toán không lớn hoặc chưa có nhu cầu tuyển dụng kế toán trưởng làm việc toàn thời gian.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Đơn vị cung cấp dịch vụ phải đáp ứng điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán theo quy định.
• Người được thuê làm kế toán trưởng phải có đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo Điều 54 Luật Kế toán.
• Phải ký hợp đồng dịch vụ bằng văn bản.
• Doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ, kịp thời và trung thực các thông tin, tài liệu liên quan.
• Các bên phải thực hiện trách nhiệm đối với thông tin, số liệu kế toán theo quy định và thỏa thuận trong hợp đồng.

8. Những lưu ý quan trọng khi bổ nhiệm hoặc thay đổi kế toán trưởng

Để hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm hoạt động kế toán được liên tục, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:

8.1. Kiểm tra đầy đủ điều kiện của người được bổ nhiệm

Trước khi bổ nhiệm, doanh nghiệp cần kiểm tra văn bằng chuyên môn, chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng, thời gian công tác thực tế và các điều kiện khác theo Luật Kế toán.

8.2. Ban hành quyết định bổ nhiệm rõ ràng

Doanh nghiệp nên lập quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng bằng văn bản, trong đó thể hiện các nội dung cơ bản:

• Thông tin doanh nghiệp và người được bổ nhiệm.
• Chức danh kế toán trưởng.
• Thời điểm bắt đầu đảm nhiệm chức vụ.
• Quyền hạn và trách nhiệm được giao.
• Chế độ làm việc và các nội dung liên quan.

8.3. Thực hiện bàn giao khi thay đổi kế toán trưởng

Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới.

Việc bàn giao cần được lập thành biên bản, trong đó ghi nhận rõ tình trạng chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, công nợ, tài sản, nghĩa vụ thuế và những công việc còn tồn đọng.

Người làm kế toán cũ vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình thực hiện nhiệm vụ theo quy định pháp luật.

8.4. Phân định trách nhiệm giữa kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật

Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về công việc chuyên môn, nghiệp vụ kế toán thuộc phạm vi trách nhiệm của mình. Người đại diện theo pháp luật và người quản lý doanh nghiệp cũng phải thực hiện trách nhiệm theo quy định pháp luật về kế toán và doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không nên hiểu rằng việc bổ nhiệm kế toán trưởng đồng nghĩa với việc chuyển toàn bộ trách nhiệm về tài chính, kế toán cho người này.

8.5. Cập nhật quy định kế toán mới áp dụng từ năm 2026

Từ ngày 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính có hiệu lực, hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp và thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC cùng một số văn bản liên quan.

Do đó, kế toán trưởng cần chủ động cập nhật các quy định mới về chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản, ghi sổ kế toán và lập, trình bày báo cáo tài chính.

Lưu ý, Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026. Doanh nghiệp có năm tài chính bắt đầu trước ngày này cần xác định thời điểm chuyển đổi phù hợp theo quy định.

9. Một số câu hỏi thường gặp về kế toán trưởng