Quy trình lựa chọn nhà thầu theo Luật Đấu thầu

Quy trình lựa chọn nhà thầu là trình tự các công việc mà chủ đầu tư, bên mời thầu và các tổ chức, cá nhân có liên quan phải thực hiện để lựa chọn nhà thầu đáp ứng yêu cầu của gói thầu. Tùy thuộc vào hình thức lựa chọn nhà thầu như đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh hoặc mua sắm trực tiếp mà trình tự thực hiện có thể khác nhau.

Theo Luật Đấu thầu hiện hành, quy trình lựa chọn nhà thầu được quy định tại Điều 43 Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thi hành. Bài viết dưới đây phân tích các bước cơ bản, hồ sơ cần chuẩn bị và những điểm cần lưu ý khi tổ chức lựa chọn nhà thầu.

1. Căn cứ pháp lý về quy trình lựa chọn nhà thầu

Quy trình lựa chọn nhà thầu hiện nay được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật chủ yếu sau:

• Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 ngày 23/6/2023 của Quốc hội;
• Luật số 57/2024/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Đấu thầu và các luật có liên quan;
• Luật số 90/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Đấu thầu và các luật có liên quan;
• Văn bản hợp nhất số 74/VBHN-VPQH ngày 25/03/2026 của Văn phòng Quốc hội về Luật Đấu thầu.

Trong đó, Điều 43 Luật Đấu thầu quy định về quy trình, thủ tục lựa chọn nhà thầu; Nghị định số 214/2025/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung hướng dẫn chi tiết việc tổ chức thực hiện đối với từng hình thức lựa chọn nhà thầu.

2. Quy trình lựa chọn nhà thầu gồm những bước nào?

Theo Điều 43 Luật Đấu thầu, quy trình lựa chọn nhà thầu có thể bao gồm một hoặc một số công việc sau đây:

1. Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu;
2. Tổ chức lựa chọn nhà thầu;
3. Đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất;
4. Thương thảo hợp đồng hoặc thương thảo về đề xuất của nhà thầu (nếu có);
5. Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu;
6. Hoàn thiện, ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng.

Đây là các nhóm công việc cơ bản trong hoạt động lựa chọn nhà thầu. Không phải mọi hình thức lựa chọn nhà thầu đều bắt buộc thực hiện đầy đủ tất cả các bước trên; trình tự cụ thể được xác định theo hình thức lựa chọn nhà thầu và quy định hướng dẫn tương ứng.

3. Chi tiết các bước trong quy trình lựa chọn nhà thầu

Bước 1. Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu

Đây là giai đoạn chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tổ chức lựa chọn nhà thầu. Tùy từng gói thầu, công việc chuẩn bị có thể bao gồm:

• Rà soát quyết định phê duyệt dự án, dự toán mua sắm và các tài liệu có liên quan;
• Xác định phạm vi, tính chất, quy mô và yêu cầu của gói thầu;
• Lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu theo quy định;
• Xác định hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu;
• Lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu hoặc các tài liệu phục vụ lựa chọn nhà thầu tương ứng;
• Xác định tiêu chuẩn đánh giá về tính hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật và tài chính của nhà thầu;
• Thực hiện các công việc khác theo quy định đối với từng hình thức lựa chọn nhà thầu.

Lưu ý: Hồ sơ mời thầu phải quy định rõ yêu cầu đối với gói thầu và tiêu chuẩn đánh giá. Không được đưa ra các điều kiện làm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc tạo lợi thế cạnh tranh không bình đẳng cho một hoặc một số nhà thầu.

Bước 2. Tổ chức lựa chọn nhà thầu

Sau khi hoàn thành công tác chuẩn bị, chủ đầu tư hoặc bên mời thầu tổ chức lựa chọn nhà thầu theo hình thức đã được phê duyệt.

Đối với đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế, công việc tổ chức lựa chọn nhà thầu thường bao gồm:

• Đăng tải thông báo mời thầu và phát hành hồ sơ mời thầu theo quy định;
• Cung cấp, làm rõ hồ sơ mời thầu khi có yêu cầu hợp lệ;
• Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu của các nhà thầu;
• Thực hiện sửa đổi hồ sơ mời thầu, gia hạn thời điểm đóng thầu nếu có căn cứ và đáp ứng điều kiện pháp luật;
• Tổ chức mở thầu theo quy định áp dụng đối với gói thầu.

Đối với đấu thầu qua mạng, việc đăng tải thông tin, phát hành hồ sơ, nộp hồ sơ dự thầu và mở thầu được thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định.

Bước 3. Đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất

Sau khi tiếp nhận hồ sơ của nhà thầu, tổ chuyên gia tiến hành đánh giá theo yêu cầu và tiêu chuẩn đã được quy định trong hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu.

Nội dung đánh giá có thể bao gồm:

• Đánh giá tính hợp lệ: Kiểm tra tư cách hợp lệ, chữ ký, bảo đảm dự thầu và các thành phần hồ sơ theo yêu cầu;
• Đánh giá năng lực, kinh nghiệm: Xem xét năng lực tài chính, hợp đồng tương tự, nhân sự chủ chốt, thiết bị và kinh nghiệm thực hiện;
• Đánh giá kỹ thuật: Đánh giá giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức thực hiện, tiến độ, chất lượng và các yêu cầu chuyên môn;
• Đánh giá tài chính: Đánh giá giá dự thầu, sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và xác định giá đánh giá hoặc giá dự thầu sau hiệu chỉnh theo phương pháp áp dụng;
• Xếp hạng nhà thầu: Xác định thứ tự xếp hạng theo tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá được quy định trong hồ sơ mời thầu.

Việc đánh giá phải bảo đảm khách quan, công bằng, minh bạch và căn cứ vào hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu cùng quy định pháp luật. Không được tự ý thay đổi tiêu chuẩn đánh giá sau thời điểm đóng thầu để tạo lợi thế cho một nhà thầu.

Bước 4. Thương thảo hợp đồng hoặc thương thảo về đề xuất của nhà thầu (nếu có)

Tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu và tính chất gói thầu, chủ đầu tư hoặc bên mời thầu có thể thực hiện thương thảo hợp đồng hoặc thương thảo về đề xuất của nhà thầu theo quy định.

Việc thương thảo có thể tập trung vào các nội dung như:

• Phạm vi và khối lượng công việc;
• Giải pháp kỹ thuật và biện pháp tổ chức thực hiện;
• Tiến độ thực hiện gói thầu;
• Giá hợp đồng và các điều kiện thanh toán;
• Điều kiện bảo hành, bảo trì và trách nhiệm của các bên;
• Các nội dung khác cần làm rõ để hoàn thiện hợp đồng.

Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn theo quy định, thương thảo hợp đồng là một nội dung trong quy trình lựa chọn nhà thầu. Đối với một số gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, dịch vụ phi tư vấn đấu thầu quốc tế, gói thầu hỗn hợp hoặc gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao, việc thương thảo có thể được thực hiện khi cần thiết theo quy định.

Đối với hình thức chỉ định thầu, trong quá trình thương thảo, hoàn thiện hợp đồng, chủ đầu tư và nhà thầu thương thảo về giá để bảo đảm giá đề nghị trúng thầu tiết kiệm, hiệu quả kinh tế.

Bước 5. Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu

Sau khi hoàn tất đánh giá và thương thảo (nếu có), bên mời thầu hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ lập hồ sơ trình kết quả lựa chọn nhà thầu để cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.

Các công việc cơ bản gồm:

• Lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất;
• Lập tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;
• Thực hiện thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu theo trường hợp pháp luật quy định;
• Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;
• Đăng tải, công khai kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định;
• Giải thích lý do nhà thầu không trúng thầu khi nhà thầu có yêu cầu theo quy định.

Kết quả lựa chọn nhà thầu phải thể hiện các thông tin cần thiết theo quy định, trong đó có thông tin về nhà thầu trúng thầu, giá trúng thầu, loại hợp đồng và thời gian thực hiện gói thầu.

Bước 6. Hoàn thiện, ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng

Sau khi kết quả lựa chọn nhà thầu được phê duyệt, chủ đầu tư và nhà thầu trúng thầu tiến hành hoàn thiện các nội dung hợp đồng, ký kết và tổ chức thực hiện.

Công việc trong giai đoạn này bao gồm:

• Hoàn thiện dự thảo hợp đồng trên cơ sở hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu và các tài liệu liên quan;
• Kiểm tra các điều kiện để ký kết hợp đồng;
• Thực hiện bảo đảm thực hiện hợp đồng nếu thuộc trường hợp phải có bảo đảm theo quy định;
• Ký kết hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu trúng thầu;
• Theo dõi tiến độ, chất lượng, khối lượng và việc thực hiện các nghĩa vụ hợp đồng;
• Thực hiện nghiệm thu, thanh toán, quyết toán và xử lý các vấn đề phát sinh theo hợp đồng và pháp luật có liên quan.

Việc ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng phải phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và các tài liệu có liên quan.

4. Quy trình lựa chọn nhà thầu theo từng hình thức

Luật Đấu thầu quy định nhiều hình thức lựa chọn nhà thầu. Do đó, trình tự thực hiện không hoàn toàn giống nhau giữa các hình thức.

Lưu ý: Bảng trên khái quát các nhóm công việc theo Điều 43 Luật Đấu thầu. Đối với từng hình thức, cần đối chiếu quy định chi tiết tại Nghị định số 214/2025/NĐ-CP và văn bản sửa đổi, bổ sung đang có hiệu lực để xác định đúng trình tự, hồ sơ và thời hạn thực hiện.

5. Những nguyên tắc cần bảo đảm khi lựa chọn nhà thầu

Trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu, chủ đầu tư, bên mời thầu và các bên liên quan cần tuân thủ các nguyên tắc của pháp luật về đấu thầu, đặc biệt chú ý các nội dung sau:

• Cạnh tranh: Tạo điều kiện để các nhà thầu đủ điều kiện có cơ hội tham gia, không đặt ra yêu cầu bất hợp lý nhằm hạn chế sự tham gia.
• Công bằng: Các nhà thầu được đối xử bình đẳng trong quá trình tiếp cận thông tin, chuẩn bị và đánh giá hồ sơ.
• Minh bạch: Thông tin đấu thầu, tiêu chuẩn đánh giá và kết quả lựa chọn phải được công khai theo quy định.
• Hiệu quả kinh tế: Việc lựa chọn nhà thầu phải hướng đến hiệu quả sử dụng vốn, chất lượng và tiến độ thực hiện gói thầu.
• Trách nhiệm giải trình: Các quyết định và hoạt động trong quá trình lựa chọn nhà thầu phải có căn cứ, hồ sơ và được thực hiện đúng thẩm quyền.

6. Một số lưu ý để tránh sai sót trong quá trình lựa chọn nhà thầu

6.1. Lựa chọn đúng hình thức và phương thức đấu thầu

Chủ đầu tư cần xác định đúng hình thức lựa chọn nhà thầu trên cơ sở tính chất, quy mô, nguồn vốn và điều kiện của gói thầu. Không được tự ý áp dụng chỉ định thầu hoặc hình thức khác khi không đáp ứng điều kiện pháp luật.

6.2. Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng

Tiêu chuẩn đánh giá phải phù hợp với yêu cầu thực tế của gói thầu, bảo đảm khả năng kiểm tra, đánh giá và không tạo ra điều kiện hạn chế cạnh tranh trái pháp luật.

6.3. Tuân thủ thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu

Thời gian phát hành hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ dự thầu, sửa đổi hồ sơ mời thầu, đóng thầu, đánh giá hồ sơ và công khai kết quả phải tuân thủ quy định hiện hành và kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt.

6.4. Thực hiện công khai thông tin đấu thầu

Các thông tin phải đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia cần được thực hiện đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn theo quy định. Việc không công khai hoặc công khai không đúng quy định có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý tương ứng.

6.5. Lưu trữ đầy đủ hồ sơ lựa chọn nhà thầu

Chủ đầu tư và các đơn vị liên quan cần lưu trữ hồ sơ, tài liệu về quá trình lựa chọn nhà thầu, báo cáo đánh giá, quyết định phê duyệt, hợp đồng và tài liệu phát sinh để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán và giải quyết kiến nghị khi cần thiết.

7. Câu hỏi thường gặp về quy trình lựa chọn nhà thầu