Thành phần hồ sơ hợp đồng với nhà thầu theo Luật Đấu thầu

Hồ sơ hợp đồng với nhà thầu là tập hợp các tài liệu làm cơ sở xác lập, thực hiện và quản lý quyền, nghĩa vụ giữa chủ đầu tư và nhà thầu được lựa chọn. Theo Điều 65 Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, hồ sơ hợp đồng gồm 03 nhóm tài liệu cơ bản và một số tài liệu bổ sung tùy theo quy mô, tính chất của gói thầu.

Vậy thành phần hồ sơ hợp đồng với nhà thầu bao gồm những giấy tờ nào? Những tài liệu nào là bắt buộc và những tài liệu nào được bổ sung khi cần thiết? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ quy định này.

1. Căn cứ pháp lý về hồ sơ hợp đồng với nhà thầu

Việc lập hồ sơ và ký kết hợp đồng với nhà thầu được thực hiện căn cứ vào các văn bản pháp luật sau:

• Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 ngày 23/6/2023, được sửa đổi, bổ sung theo các văn bản có liên quan.
• Nghị định số 214/2025/NĐ-CP ngày 04/8/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu.

Trong đó, Điều 65 Luật Đấu thầu quy định trực tiếp về hồ sơ hợp đồng với nhà thầu; Điều 66 quy định về điều kiện ký kết hợp đồng; Điều 67 quy định về ký kết hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn.

2. Thành phần hồ sơ hợp đồng với nhà thầu theo Điều 65 Luật Đấu thầu

Theo khoản 1 Điều 65 Luật Đấu thầu, hồ sơ hợp đồng với nhà thầu bao gồm 03 loại tài liệu cơ bản sau đây:

2.1. Văn bản hợp đồng

Văn bản hợp đồng là tài liệu thể hiện sự thỏa thuận giữa chủ đầu tư và nhà thầu được lựa chọn về việc thực hiện gói thầu.

Văn bản hợp đồng cần thể hiện các nội dung cơ bản như:

• Thông tin của chủ đầu tư và nhà thầu.
• Đối tượng và phạm vi công việc của hợp đồng.
• Giá hợp đồng và loại hợp đồng áp dụng.
• Thời gian, tiến độ thực hiện hợp đồng.
• Quyền và nghĩa vụ của các bên.
• Điều kiện tạm ứng, thanh toán và quyết toán.
• Quy định về bảo đảm thực hiện hợp đồng (nếu thuộc trường hợp phải thực hiện).
• Điều kiện nghiệm thu, bàn giao và thanh lý hợp đồng.
• Điều kiện sửa đổi, chấm dứt hợp đồng và giải quyết tranh chấp.

Văn bản hợp đồng phải phù hợp với hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, kết quả thương thảo hợp đồng (nếu có) và quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

2.2. Phụ lục hợp đồng

Phụ lục hợp đồng là tài liệu kèm theo văn bản hợp đồng, có chức năng quy định chi tiết các nội dung liên quan đến việc thực hiện gói thầu.

Theo điểm b khoản 1 Điều 65 Luật Đấu thầu, phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về:

• Phạm vi công việc: Liệt kê cụ thể các công việc, hạng mục, sản phẩm hoặc dịch vụ mà nhà thầu có trách nhiệm thực hiện.
• Biểu giá: Thể hiện giá trị hợp đồng, đơn giá, khối lượng, thành tiền và các nội dung chi phí liên quan (nếu có).
• Tiến độ thực hiện: Quy định thời gian bắt đầu, thời gian hoàn thành, các mốc tiến độ và thời hạn thực hiện từng hạng mục (nếu có).

Việc lập phụ lục hợp đồng cần bảo đảm thống nhất với nội dung văn bản hợp đồng, kết quả lựa chọn nhà thầu và các thỏa thuận hợp pháp giữa các bên.

2.3. Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

Đây là văn bản do người có thẩm quyền hoặc chủ đầu tư theo thẩm quyền ban hành để phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định pháp luật.

Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu là căn cứ xác định nhà thầu được lựa chọn và các thông tin liên quan đến kết quả lựa chọn, làm cơ sở để các bên tiến hành ký kết hợp đồng.

Thông thường, tài liệu này thể hiện các thông tin như:

• Tên gói thầu và dự án hoặc dự toán mua sắm.
• Tên nhà thầu được lựa chọn.
• Giá trúng thầu.
• Loại hợp đồng.
• Thời gian thực hiện gói thầu.
• Các nội dung khác liên quan đến kết quả lựa chọn nhà thầu.

3. Các tài liệu bổ sung trong hồ sơ hợp đồng với nhà thầu

Ngoài 03 tài liệu cơ bản nêu trên, khoản 2 Điều 65 Luật Đấu thầu quy định tùy theo quy mô, tính chất của gói thầu, hồ sơ hợp đồng có thể bao gồm một hoặc một số tài liệu sau đây:

3.1. Biên bản hoàn thiện hợp đồng

Biên bản hoàn thiện hợp đồng ghi nhận kết quả quá trình hoàn thiện các nội dung hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu trước khi ký kết chính thức (nếu có).

3.2. Biên bản thương thảo hợp đồng

Biên bản thương thảo hợp đồng ghi nhận những nội dung đã được các bên trao đổi, thống nhất trong quá trình thương thảo hợp đồng (nếu có).

Tài liệu này có thể thể hiện các nội dung về phạm vi công việc, giá hợp đồng, tiến độ, điều kiện thanh toán, trách nhiệm của các bên và những vấn đề cần làm rõ trước khi ký kết.

3.3. Văn bản thỏa thuận về điều kiện của hợp đồng

Văn bản thỏa thuận của các bên về điều kiện hợp đồng có thể bao gồm:

• Điều kiện chung của hợp đồng.
• Điều kiện cụ thể của hợp đồng.
• Các thỏa thuận khác liên quan đến việc thực hiện hợp đồng.

Những nội dung này cần bảo đảm phù hợp với hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và các quy định pháp luật có liên quan.

3.4. Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và tài liệu làm rõ

Hồ sơ hợp đồng có thể bao gồm:

• Hồ sơ dự thầu của nhà thầu được lựa chọn.
• Hồ sơ đề xuất của nhà thầu được lựa chọn.
• Các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu.
• Các tài liệu làm rõ hồ sơ đề xuất.

Đây là những tài liệu thể hiện đề xuất của nhà thầu về năng lực, kinh nghiệm, giải pháp kỹ thuật, giá dự thầu và các nội dung khác liên quan đến việc thực hiện gói thầu.

3.5. Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và tài liệu sửa đổi, bổ sung

Nhóm tài liệu này bao gồm:

• Hồ sơ mời thầu.
• Hồ sơ yêu cầu.
• Các tài liệu sửa đổi, bổ sung hồ sơ mời thầu.
• Các tài liệu sửa đổi, bổ sung hồ sơ yêu cầu.

Đây là những tài liệu thể hiện yêu cầu của chủ đầu tư đối với gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu lập hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất và thực hiện hợp đồng sau khi được lựa chọn.

3.6. Các tài liệu khác có liên quan

Ngoài các tài liệu nêu trên, hồ sơ hợp đồng có thể bao gồm những tài liệu khác có liên quan tùy theo quy mô, tính chất và yêu cầu cụ thể của gói thầu.

Ví dụ: tài liệu kỹ thuật, bản vẽ thiết kế, yêu cầu về chất lượng, tiêu chuẩn nghiệm thu, tài liệu về bảo đảm thực hiện hợp đồng hoặc các tài liệu chuyên ngành có liên quan.

4. Bảng tổng hợp thành phần hồ sơ hợp đồng với nhà thầu

Căn cứ Điều 65 Luật Đấu thầu, có thể tổng hợp thành phần hồ sơ hợp đồng với nhà thầu như sau:

Lưu ý: Không phải mọi gói thầu đều phải có đầy đủ tất cả tài liệu bổ sung. Việc xác định tài liệu nào cần đưa vào hồ sơ hợp đồng được căn cứ vào quy mô, tính chất gói thầu và các quy định pháp luật có liên quan.

5. Điều kiện ký kết hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn

Ngoài việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hợp đồng, chủ đầu tư và nhà thầu cần đáp ứng các điều kiện ký kết hợp đồng theo Điều 66 Luật Đấu thầu.

Cụ thể, tại thời điểm ký kết hợp đồng cần đáp ứng các điều kiện sau:

5.1. Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất còn hiệu lực

Tại thời điểm ký kết, hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất của nhà thầu được lựa chọn phải còn hiệu lực.

Đối với mua sắm tập trung áp dụng thỏa thuận khung, tại thời điểm ký kết, thỏa thuận khung phải còn hiệu lực.

5.2. Nhà thầu bảo đảm năng lực kỹ thuật và tài chính

Nhà thầu được lựa chọn phải bảo đảm đáp ứng yêu cầu về năng lực kỹ thuật và tài chính để thực hiện gói thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu.

5.3. Chủ đầu tư bảo đảm các điều kiện thực hiện gói thầu

Chủ đầu tư phải bảo đảm các điều kiện cần thiết để triển khai thực hiện gói thầu theo đúng tiến độ, bao gồm:

• Điều kiện về vốn tạm ứng.
• Điều kiện về vốn thanh toán.
• Mặt bằng thực hiện.
• Các điều kiện cần thiết khác để triển khai gói thầu.

6. Một số lưu ý khi lập hồ sơ hợp đồng với nhà thầu

Để bảo đảm tính thống nhất và hạn chế tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng, chủ đầu tư cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Kiểm tra tính thống nhất: Nội dung hợp đồng phải phù hợp với hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
• Xác định rõ phạm vi công việc: Cần mô tả cụ thể công việc, sản phẩm, khối lượng và trách nhiệm của nhà thầu.
• Thống nhất giá và tiến độ: Giá hợp đồng, biểu giá và thời gian thực hiện phải được thể hiện rõ ràng, phù hợp với kết quả lựa chọn nhà thầu.
• Kiểm tra tư cách ký kết: Người ký hợp đồng phải là người đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền hợp pháp theo quy định.
• Đối với nhà thầu liên danh: Cần bảo đảm việc ký kết hợp đồng tuân thủ quy định về chữ ký của các thành viên liên danh.
• Lưu trữ hồ sơ: Các tài liệu hợp đồng cần được quản lý, lưu trữ đầy đủ để phục vụ việc theo dõi, nghiệm thu, thanh toán, thanh lý và giải quyết tranh chấp khi phát sinh.

7. Quy định về ký kết hợp đồng với nhà thầu

Theo Điều 67 Luật Đấu thầu, việc ký kết hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu được lựa chọn cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Một gói thầu được thực hiện theo một hợp đồng; trong một hợp đồng có thể áp dụng một hoặc nhiều loại hợp đồng theo quy định tại Điều 64 Luật Đấu thầu.
• Đối với gói thầu mua sắm tập trung hoặc gói thầu chia thành nhiều phần, một gói thầu có thể thực hiện theo nhiều hợp đồng tương ứng với một hoặc một số phần.
• Hợp đồng ký kết phải phù hợp với nội dung hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, kết quả thương thảo hợp đồng (nếu có) và quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
• Hợp đồng phải nêu rõ phạm vi công việc dành cho nhà thầu phụ đặc biệt (nếu có) và giá trị công việc tối đa dành cho nhà thầu phụ.
• Đối với nhà thầu liên danh, tất cả thành viên tham gia liên danh phải trực tiếp ký và đóng dấu (nếu có) vào văn bản hợp đồng, trừ trường hợp áp dụng quy định riêng đối với mua sắm tập trung theo Điều 67.

8. Câu hỏi thường gặp về hồ sơ hợp đồng với nhà thầu